כל מי שיצא לו לנהל פעילות בסביבה מטריציונית בוודאי מכיר את התחושה של חיזור מתמיד על הפתחים כדי לקבל את התמיכה הדרושה מצד גופים שונים בארגון. לפעמים, אנחנו זקוקים לעזרה "לפנים משורת הדין": עזרה נוספת שלא תיאמנו מראש או שינויים מהתוכנית המקורית. איך נעזור לקולגות שלנו לעזור לנו?
נחלק את התשובה ל-3 חלקים:
לעזור לקולגות "להיכנס לנעליים" שלנו:
1. להסביר את חשיבות הפעילות: מהי תרומתה של הפעילות הכללית בראייה ארגונית? מהי חשיבותה של העזרה הספציפית הנדרשת להצלחת הפעילות? הדגשת חשיבות הפעילות תעזור לקולגות להבין שמדובר במשימה חשובה לארגון. לפעמים ההדגשת החשיבות יכולה להתבצע על הצד השלילי: "דמיין מה יקרה אם לא תעזור לי…"
2. להבהיר את המצב שנקלענו אליו: מדוע הפעילות תקועה? כיצד קרה שהופתענו? ההבנה הזו תבהיר שאנחנו במצוקה שלא באשמתנו (לפחות לא בצורה מכוונת), ושהעזרה אכן נדרשת.
3. לשקף את הצעדים האחרים שנקטנו: איזה אלטרנטיבות יש או היו לנו? כיצד הגענו למסקנה שזאת העזרה שאנחנו צריכים? בצורה כזו הקולגות יודעים שהפעלנו מחשבה לפני שפנינו אליהם, ומהי מערכת השיקולים שלנו (למשל, ייתכן שיש אלטרנטיבות אחרות שהעלות הארגונית שלהם גדולה יותר).
לנסות "להיכנס לנעליים" של הקולגות:
1. להבין במה הם עסוקים: מהם המשימות האחרות שהם מבצעים? מהי חשיבותן הארגונית? מה מטריד אותו? כמה הוא עמוס באופן יחסי לשגרה? בצורה כזו, נדע מראש לזהות את הקשיים האובייקטיבים לעזור לנו, ואת הלחצים שפועלים על הקולגות שלנו.
2. "כמה זה יעלה לי": סביר להניח שאחד החששות של מי שאנחנו זקוקים לעזרתו הוא ההשקעה שהוא צריך להשקיע. במידה והעזרה שאנחנו צריכים היא מאוד ממוקדת וקצרת מועד (ובדר"כ זה המצב) – חשוב להדגיש את זה, על מנת להקל על קבלת ההחלטות בצד השני.
3. "מה יוצא לי מזה": זוהי מחשבה שניה שעוברת בראשם של הקולגות שלנו, והיא משלימה למחשבה הקודמת (צד התועלת אל מול העלות). לכל קולגה יש שיקולים אחרים. הדבר הכי בטוח שאפשר להבטיח זה הוקרה פומבית של העזרה עם סיומה (למשל, אל מול המנהל של הקולגה), וכמובן להשתדל לסייע בחזרה בפעם אחרת. בכל מקרה, להשתדל לתת ערך.
נקודה נוספת שיכול לעזור: ככל שמערכת קבלת ההחלטות שלכם תהיה שקופה, כך הקולגות ידעו שפניתם אליהם לאחר שיקול דעת, והעזרה שלהם אינה "מובנית מאליה". יש קולגות שזה יעזור להם לא להרגיש פראיירים ("אני תמיד עוזר, אז ברור שישר פונים אליי, ולא מנסים פתרונות אחרים).
איך מבררים את כל מה שהזכרנו?
ישנן מספר דרכים, אך הדרך הכי קלה היא פשוט לשאול ולהקשיב!
תזמון ותקשורת:
1. אם זיהיתם שאתם צריכים עזרה – אל תתמהמהו. הקולגות יעריכו התראה מוקדמת ככל הניתן.
2. כבדו את הזמן של הקולגות: המסרים שאתם מעבירים צריכים להיות חדים. השקיעו במיילים קצרים וברורים. פגישות: ממוקדות, יעילות ואפקטיביות.
3. הקפידו על טרמינולוגיה ברורה, מוסכמת ומובנת ע"י הצד השני.
ככל שנתמיד לעזור לקולגות לעזור לנו ע"פ כללים אלו, נצליח לשמור על יחסי אמון ועזרה הדדית לאורך זמן. האמון מתבטא בהכרה של הקולגות שאתם רואים את התמונה המערכתית (כלומר גם את הצד שלהם), ושאתם זהירים ושקולים בפנייה אליהם. עם חלוף הזמן, תצטרכו פחות ופחות לשכנע אותם בכך – כל עוד לא תתחילו לנצל זאת לרעה.
מה קורה כשזה לא עוזר?
בסקאלה של טקטיקות השפעה, מה שהצגתי זו אחת הגישות המשתפות והחיוביות ביותר.
אם העזרה שאתם זקוקים אכן קריטית לארגון, ואין רצון לשיתוף פעולה – ניתן להפעיל טקטיקות השפעה "קשוחות" יותר (הרחבה תהיה כבר בפוסטים אחרים…)
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
