הפעם אני רוצה להתמקד במושג של "ניהול פורטפוליו" (תיק פרויקטים) ולרכז עבורכם מידע פרקטי על התהליך.
אך ראשית, מהו פורטפוליו?
נדגים זאת באמצעות התרשים הבאה:
הבדלים בין פרויקט / תוכנית / פורטפוליו:
1. פרויקט (project): מאמץ זמני שנעשה במטרה לייצר מוצר, שירות או תוצאה ייחודיים. התהליך של ניהול פרויקט יתמקד ביישומם של ידע, מיומנות, כלים וטכניקות לפעילויות של פרויקט כדי לעמוד בדרישות הפרויקט.
2. תוכנית (program): קבוצה של פרויקטים קשורים המנוהלים בתיאום על מנת להבטיח תועלות ובקרה שאינם ניתנים להשגה בניהול כל פרויקט בנפרד. התהליך של ניהול תוכניות יתמקד בניהול ותיאום מרכזי על מנת להשיג את היעדים האסטרטגיים והתועלות של התוכנית.
3. פורטפוליו (portfolio): אוסף פרויקטים ותוכניות המקובצים יחדיו על מנת לסייע לניהול יעיל של העבודה כדי לעמוד ביעדי האסטרטגיה העסקית. התהליך של ניהול פורטפוליו יתמקד בזיהוי, תעדוף, אישור, ניהול ובקרת פרויקטים ותוכניות עבודה על מנת להשיג יעדים אסטרטגיים. ניהול הפורטפוליו גם מוודא מעקב אחר פרויקטים לצורך הקצאת משאבים.
(הגדרות אלו לקוחות מתוך ה PMBOK).
ככלל אצבע, מקובל לתת את הכותרות הבאות, אם כי הן לא מדוייקות להפליא:
ניהול פרויקט = לנהל נכון את הפרויקט.
ניהול תוכנית = לנהל נכון את התלויות בין הפרויקטים.
ניהול פורטפוליו = לנהל את הפרויקטים הנכונים.
אז מה יותר חשוב? לנהל את הפרויקטים נכון או את הפרויקטים הנכונים?
למה צריך לנהל פורטפוליו ואיך עושים זאת?
איך עושים עליו בקרה?
מה לי כמנהל פרויקט ולפורטפוליו הארגוני? (לתשובה: לחץ כאן).
על שאלות אלו עונה הגיליון החודשי שכתבה וערכה עמיתה שלי, אורנה קמין, מנכ"לית OK יועצים לניהול.
בגיליון, המתמקד בניהול פורטפוליו תוכלו למצוא את המאמרים הבאים:
1. הראשון, הקדמה – מפרט את הצורך התהליכי בניהול פורטפוליו.
2. השני – מפרט מספר טכניקות לתכנון הפורטפוליו.
3. השלישי – מפרט טכניקות למעקב אחר מימוש התכנון של הפורטפוליו ברמת הארגון כולו.
4. האחרון חביב – נקודת המבט של מנהל פרויקט של אחד הפרויקטים בפורטפוליו, ומפרט 6 סיבות, מדוע כדאי למנהל הפרויקט להתעניין גם בפורטפוליו, מעבר לפרויקט אותו הוא מנהל באופן אישי.
ניהול פורטפוליו הוא תהליך אסטרטגי באמצעותו הארגון מוודא את התאמת הפעילויות הפרויקטליות ליעדים הארגוניים. תהליך שבהחלט ראוי להכיר…
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
