כשהפרויקט תקוע בגלל היעדר החלטה

מאמרים > כשהפרויקט תקוע בגלל היעדר החלטה

הפרויקט שלכם תקוע בגלל עיכוב בקבלת החלטות?
איך ממריצים את המנהלים שיחליטו כבר?

זה מתסכל להיות תלוי בהחלטה או אישור של מנהל: לאשר רכש ציוד, להחליט בין חלופות פתרון, לאשר תקציב נוסף, להחליט על מחיר ללקוח ועוד.
המנהלים יכולים להתעכב שבוע, שבועיים ואף יותר ומנהלי פרויקטים אומרים לי: "המנהל הוא זה שמעכב אותנו. מה אנחנו כבר יכולים לעשות?".
אז הנה לפניכם כמה המלצות שיעזרו לכם להניע את המנהלים לקבל החלטה מהר יותר.

להבין ממה נובע העיכוב של המנהל בקבלת ההחלטה – ולפעול בהתאם
האם זה בגלל חוסר במידע מספק? האם המנהל חושש מסיכון הטמון בהחלטה? האם זה נובע מעומס וחוסר תשומת לב? האם זה נובע מקושי אישיותי לקבלת החלטה?
אם נבין את מקור הקושי – נוכל להתאים את הפניה שלנו. כמו בדוגמאות הבאות:
1. לתת למנהל את כל המידע הנדרש כדי להחליט: חלופות שנבחנו, יתרונות וחסרונות, עלויות, המלצות, רקע וכו'.
2. אם יש סיכון בהחלטה: לפרט את הסיכון וכיצד אתם מתכוונים להתמודד איתו. למנהל יש צורך בבטחון שאתם מודעים לסיכון ומנהלים אותו.
3. להסב את תשומת לב המנהל שאתם זקוקים לו: בין אם זה במייל, בטלפון, או ב-5 דקות ביקור במשרד. תעזרו למנהל לעזור לכם.

להמחיש למנהל את משמעות העיכוב
קבלת החלטה או מתן אישור הם משימות ככל שאר המשימות בפרויקט. לכל משימה שמתעכבת עלולה להיות השפעה על הפרויקט, במיוחד כשהיא בנתיב הקריטי.
את ההשפעה של עיכוב ההחלטה יש לתאר (כמו כל משימה אחרת) במונחים של זמן (ימים, שבועות), תקציב (כסף, משאבים) או איכות ותכולה.
חייבים להעלות למודעות של המנהל את ההשפעה באמצעות מייל סטטוס, פגישת סטטוס ו/או בשיחה אישית. המנהל צריך להבין שהוא צוואר בקבוק ניהולי.

להימנע מראש מתהליך האישור או קבלת ההחלטה
רצוי כבר בתחילת הפרויקט להגדיר את הסמכויות של מנהל הפרויקט: אלו החלטות הוא יכול לקבל בעצמו ללא אישור המנהל. למשל, לאשר רכש עד גבול תקציב מסוים, להחליט עצמאית על שינויים מסוג מסוים וכו'.
ישנן רמות שונות של האצלת סמכויות שניתן להעניק למנהל הפרויקט ולחסוך עיכובים מיותרים.

אפשרות נוספת היא להחליט מראש על מודל מוסכם לקבלת החלטה: קריטריונים מקצועיים מוסכמים, החלטה עפ"י רוב, החלטה המתבססת על ניסויים מוקדמים וכו'. כך שאם התנאים מתקיימים – מנהל הפרויקט עצמאי לקבל החלטה.

ויש עוד שתי דרכים יצירתיות נוספות
1. לנקוט בגישה של "זו ההחלטה שקיבלתי, אלמלא תגיד אחרת בשבוע הקרוב". דורש קצת אומץ מול המנהל ואמון הדדי.
2. להיעזר ביועץ חיצוני. לפעמים היועץ יגיד בדיוק מה שאתם המלצתם, וזה עוד יעלה לכם כסף – אבל למנהל הססן זה יכול לסייע לקבל החלטה.

לסיכום –
לא להרים ידיים כשהפרויקט מתעכב בגלל היעדר החלטה של מנהל.
קחו את השליטה לידיים שלכם ונסו את השיטות לעיל.

בהצלחה.

להרחבה: עוד על קבלת החלטות.
להרחבה: עוד על מיקוד שליטה פנימי.

רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהוליתסודות הניהול האפקטיבי.

הציצו ברשימת הסדנאות למנהלים.
פרטים נוספים למעוניינים באימון אישי.
עקבו אחריי ב- YouTube Linked-in  logo-wordpress

מיכאל שורץ

להרשמה לרשימת התפוצה:

מאמרים אחרונים באתר: