| "אני עושה הכל כדי שנסיים במהירות האפשרית, אבל אני לא יכול להתחייב לתאריך מסוים". משפט שנאמר כמעט בכל פעם כשאנחנו נדרשים להתחייב.ולכאורה בצדק: |
| כשאנחנו אחראים על פרויקט או משימה מורכבת, אנחנו לא יודעים תמיד מתי בדיוק נסיים אותה. מעבר לכך, אנחנו בדרך כלל תלויים באנשים נוספים. אז איך אפשר להתחייב בשמם? ומה יקרה אם נתחייב על תאריך ולא נעמוד בו? למה שניקח על עצמנו את הסיכון הזה? אי אפשר פשוט לסמוך עלינו שנעשה את המקסימום? |
| וכמנהלים – למה שנלחיץ את העובדים על תאריך מסוים אם הם עושים את המיטב? זה בוודאי יגרום להם הרגשה לא נעימה… ישנן ארבע סיבות מצוינות להצמיד לכל משימה תאריך יעד: א. תאריכים משמשים לתיאום ציפיות לא רק אנחנו תלויים באחרים כדי להשלים את המשימות שלנו. בדרך כלל יש מישהו שתלוי בנו ובמשימות שאנחנו אמורים להשלים. תאריכים ספציפיים מאפשרים לכל הצדדים לתכנן פעילויות קדימה במקום להתנהל ממשימה למשימה. ב. תאריכים מעודדים אותנו לפעול מכירים את תסמונת הסטודנט שדוחה את העבודה על פרויקט עד לרגע האחרון? בסביבה מרובת משימות – כולנו "סטודנטים". אנחנו יכולים לשכנע את עצמנו שאנחנו עושים את המקסימום, אבל בפועל כולנו זקוקים ל-deadlines כדי להבטיח עמידה ביעדים. |
| ג. תאריכים מאפשרים בקרה כל בקרת התקדמות מבוססת על מדידה. מרכיב מרכזי במדידה הוא עמידה בזמנים. ולכן, אם לא נקבנו בזמנים מפורשים – לא נוכל לעשות בקרה על המשימות. ד. תאריכים נותנים בטחון כל אדם זקוק למסגרת, בייחוד במקום העבודה. המסגרת היא חלק מהבטחון (שלב שני בפירמידה של מאסלו). היעדר תאריכי יעד אולי נותן לעובדים תחושה של עצמאות ופחות לחץ, אך כל זאת רק בטווח הקצר. בטווח הארוך, העובדים ירגישו שאין מסגרת, אין ניהול, אין ציפיות – וזה עלול לבלבל אותם עד כדי פגיעה במוטיבציה ובהערכה שהם נותנים למנהל. |
אבל מצד שני, אם לא נעמוד בתאריך שהתחייבנו, זה יהיה לרעתנו. אז מה עושים? – מקפידים לתת התחיבויות ריאליות שלוקחות בחשבון גם סיכונים ובלת"מים. הערכות זמנים היא מיומנות שצריך ללמוד ולפתח עם הניסיון. – מאפשרים לעובדים לקחת חלק בהערכת הזמנים וקביעת ההתחייבות שלהם, במקום להטיל עליהם תאריך שהם ירגישו שהוא שרירותי. לכו על פי הכלל: מעורבות יוצרת מחויבות. – כשיש חשש לחריגה מהתחייבות – מרימים דגלים אדומים בזמן. הלקוחות שלנו (החיצוניים והפנימיים, וגם המנהלים שלנו) יהיו סלחניים לעיכובים אם נדע להתריע על כך בזמן עם נימוק מקצועי וענייני. הקפידו לקבוע תאריך יעד לכל משימה. נכון. נדרש אומץ כדי להתחייב ללוחות זמנים. ובהינתן שתצליחו לעמוד במרביתם (אף אחד לא מצפה מכם שתעמדו בכולם) – תבנו לעצמכם מוניטין ניהולי שיבדיל אתכם מאחרים. |
סדנאות וקורסים רלוונטיים:
- קורס ניהול פרויקטים לארגונים
- סדנת אפקטיביות אישית וניהול זמן
- קורס פיתוח מנהלים בהתאמה אישית
- סדנת ניהול ללא סמכות
- אימון אישי לעובדים ומנהלים
- סדנת מדדים ומדידה
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
הציצו ברשימת הסדנאות למנהלים.
פרטים נוספים למעוניינים באימון אישי.
