ה-PMBOK חושף בפנינו את תחומי הידע השונים בניהול פרויקטים המשקפים את המורכבות המובנית בתפקיד. אולם מעבר למתודולוגיה, טרמינולוגיה ומגוון השיטות – חבוי עוד מימד סמוי של ערכים ועקרונות מנחים. בפוסט זה אציג את חשיבות ה"תשוקה" בפרויקט, ולפיכך את חשיבות "התשוקה המדבקת" של מנהל הפרויקט: מהי התשוקה? למה היא חשובה? איך ניתן להדביק אחרים בתשוקה?
מהי תשוקה בניהול פרויקטים?
בעיני, תשוקה בפרויקט היא מעורבות רגשית חזקה ברצון לגרום לפרויקט להצליח.
תשוקה היא בבחינת "הצלחת הפרויקט היא הצלחה שלי".
התשוקה היא רמה גבוהה של הזדהות עם הפרויקט, ואכפתיות אישית.
התשוקה היא הגאווה המקצועית שלי להביא את היכולות והידע שלי לתוך הפרויקט.
למה התשוקה חשובה?
אחד האתגרים המרכזים של מנהל הפרוייקט הוא להגביר את המעורבות של האנשים השותפים בפרויקט. האתגר גדול כשמדובר בניהול מטריציוני, וגדול עוד יותר כשיש פרויקטים שונים המתחרים על אותם המשאבים.
התשוקה, תיצור מטבעה, את המעורבות הרצויה.
מהם היתרונות של תשוקה בקרב אנשי הפרויקט?
1. תשוקה תסייע בהצפת פערים וסיכונים פוטנציאליים להצלחת הפרויקט. ללא מעורבות, לעיתים, עובדים יסתפקו בביצוע המוטל עליהם ויימנעו מלשתף את הנהלת הפרויקט בסיכונים אפשריים: "למה לי לערב עצמי בבעיות אפשריות?", "העלאת סיכון תחזור אליי כמו בומרנג בעבודה נוספת".
2. תשוקה תסייע במציאת פתרונות יצירתיים לסיכונים ובעיות: "חשוב לי שנצליח, אשקיע עוד מאמץ למציאת פתרון", "יש לי פתרון יצירתי, אפילו שהבעיה היא בתחום שלא באחריותי".
3. תשוקה תסייע בניהול הזמנים בפרויקט: "חשוב לי לסיים את הפרוייקט בזמן, אשקיע את השעות הנוספות".
4. תשוקה תסייע בניהול האיכות: "התוצר הסופי חשוב לי. אקפיד בתכנון הבדיקות בהתאם", "האיכות היא הגאווה שלי. אבדוק פעם אחת נוספת".
5. תשוקה תסייע בפתרון קונפליקטים וניהול משברים. התשוקה מסייעת ליצירת בסיס אינטרסים משותף המסייע ביצירת שיתוף פעולה בין גופים שונים (ראה עוד: סוגי פתרונות בניהול קונפליקטים).
6. תשוקה תסייע בניהול משאבי האנוש. העובדים רתומים יותר וסבלניים יותר לקשיים במהלך הפרויקט.
7. תשוקה תסייע ללמוד מטעויות ולא להסתחרר בחילופי האשמות או בבכי על "חלב שנשפך".
יש עוד יתרונות ארגוניים לפרויקטים "עתירי תשוקה":
אנשים שלקחו חלק בפרויקט עם תשוקה כוללת גבוהה יחוו שביעות רצון גדולה יותר ומוטיבציה גבוהה יותר לפרויקטים עתידיים. התשוקה תסייע לפיתוח יצירתיות, לסיעורי מוחות חיוביים וגיבוש הצוות.
אמצעים להדביק אחרים בתשוקה
1. להמחיש את התרומה הארגונית של הפרויקט ליעדים האסטרטגיים של הארגון. ככל שרמת ההזדהות של העובדים עם יעדי הארגון, כך הם יזדהו יותר עם יעדי הפרויקט.
2. להמחיש את התרומה האישית הפוטנציאלית של הפרויקט לחברי הפרויקט השונים. חלקם יזדהו עם פיתוח מקצועי וחלקם יהנו ממסגרת שייכות. אחרים יהנו להתנסות בתהליכי עבודה מסודרים (ראו בהרחבה: הגדלת המוטיבציה של עובדים).
3. לציין ולחגוג הצלחות קטנות בתוך הפרויקט: עמידה באבני דרך חשובות.
4. להכניס אלמנט תחרותי. למשל, תחרות בין צוותים על עמידה בלוחות הזמנים או על עמידה במדדי איכות של תוצר. תחרות חיובית היא זו שמעודדת מצויינות באווירה טובה בין הצוותים.
5. לטפל ולנטרל אלמנטים מעיקים. למשל, לנסות להפוך "מטלות שחורות" לנעימות יותר באמצעות שיתוף פעולה צוותי, תהליכים אוטומטיים יותר וכו'.
6. האופן שבו מנהל הפרויקט בא לידי ביטוי בפגישות: שפת הגוף, טון הדברים. מנהל פרויקט "חיוני" יכול לשמש כדוגמה אישית לאווירת "בואו נעשה את זה כמו שצריך".
7. לשתף מנהלים בעובדה שתשוקה זה חשוב. לערב מנהלים אחרים בארגון ולהדביק אותם שידביקו את העובדים שלהם.
8. להוסיף מאפיינים של גאוות יחידה. המונח "גאוות יחידה" לקוח מהעולם הצבאי בו מצליחים לייצר שייכות גבוהה ליחידה הארגונית באמצעות סמלים, טרמינולוגיה ייחודית, טקסים ומורשת. אומנם פרויקט הוא בהגדרתו מאמץ זמני, אך ניתן לייצר בו אלמנטים דומים.
זהירות – תשוקה יכולה גם להיות מסוכנת
למעורבות רגשית גבוהה יש גם סכנות. העיקריות שבהן:
1. לקחת ללב, להיעלב.
2. תחושת כשלון אישית בעקבות כשלון הפרויקט.
3. התלהמות ותקשורת שלילית בעקבות אגו או לחץ.
4. התשוקה יכולה להסיט את הפרויקט מהיעדים העסקיים.
5. התשוקה יכולה לגרום ל"התאהבות" בפרויקט ובאופן בלתי מודע להימנע מלסיים אותו.
כמנהלי פרויקטים צריך להיות מודע להשלכות הללו. התשוקה צריכה להיות אמצעי ולא מטרה.
סיכום
סביר להניח שעבור מנהל פרויקטים שעושה את תפקידו מבחירה, התשוקה ל"לגרום לדברים לקרות" היא בטבע שלו. זוהי אחת מתכונות המפתח של מנהל פרויקטים. חשוב בעיני להדביק בתשוקה זו גם את חברי הפרויקט על מנת למנף אותה להצלחת הפרויקט. וכמובן, להיזהר מההשלכות השליליות שלה.
אגב, מעבר לתשוקה קיימים עקרונות מנחים נוספים כגון "חתירה למגע" עליו ניתן לקרוא במאמר שפרסמתי בעבר.
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
