קורונה, אוי קורונה.

לכולנו נדרשו שבועיים לעכל את העידן החדש. זה לא עוד מבצע צבאי בעזה. אלה לא שיטפונות שהפתיעו אותנו. זה וירוס עולמי שזיעזע כל מה שמוכר לנו עד כה וזירז שינוי שהיה אמור כבר להתרחש בעידן החדש.

כבר למעלה מחודש שרבים מאיתנו עובדים מהבית, מנהלים פגישות מקוונות ומתנסים בלמידה מרוחקת. זה לא שהטכנולוגיה לא היתה קיימת וזמינה. אלו ההרגלים שלנו לא אפשרו בחינה אובייקטיבית של היתרונות והחסרונות הטמונים בשינוי.

החזרה לשגרה לא תהיה שגרתית.

אנחנו כבר בנקודת אל-חזור בה המציאות הארגונית והאישית תהיה שונה ויהיה שימוש רחב יותר בתקשורת מרחוק. ראשית, בשל הנסיבות הבריאותיות שיאלצו אותנו להמשיך להקפיד על הנחיות של ריחוק. אבל בעיקר כי עד אז כבר נדע לנצל נכון יותר את התקשורת מרחוק.

 בשיחות שקיימתי עם מנהלים ועובדים רבים עלו התובנות הבאות:

1. אין תחליף לתקשורת פנים מול פנים.
2. התגלו יתרונות רבים לתקשורת מרחוק.
3. רצון לנצל תקשורת מרחוק – גם בזמן שגרה!
4. חשוב להקפיד על כמה תנאים כדי לנצל אותה טוב יותר.

אין תחליף לתקשורת פנים מול פנים

• רק במפגש פנים מול פנים ניתן לקבל מסר מלא הכולל גם את שפת הגוף (על פי המחקרים, שפת הגוף מהווה 55% מהמסר).
• בתקשורת פנים מול פנים יותר פשוט וקל לשתף באופן סימולטני והדדי מסמכים ומצגות.
• בדיונים פיזיים ניתן לנהל שיחות צד והתייעצויות הרלוונטיות לנושא המפגש.
• בתקשורת מרחוק יש לעיתים הפרעות טכניות.
• החום האנושי והכימיה הבין אישית לא מספיק באים לידי ביטוי בתקשורת מרחוק.
• בעבודה מהבית, כשבני משפחה נוספים נוכחים, יש הסחות דעת.

יתרונות התקשורת מרחוק

• תקשורת מרחוק הרבה יותר ממוקדת וקצרה.
• אנשים מדייקים יותר לשעת המפגש.
• מספר המשתתפים מצומצם והדיון יותר אפקטיבי.
• אין מגבלה למרחק פיזי של משתתפים שונים.
• אין "בזבוזי זמן" על חיפוש חדרי דיונים פנויים.
• אין "בזבוזי זמן" על מעבר בין חדרים.
• אין "בזבוזי זמן" על הכנת קפה ושיחות חולין.
• אין "בזבוזי זמן" על אנשים שמפריעים בזמן הפגישה.
• אתגרי התקשורת מאלצים לחיוב שליחת חומרים לפני הפגישה וסיכום הפגישה.
• תרבות הדיון יותר רגועה ומכבדת.

ניצול תקשורת מרחוק – גם בזמן שגרה

רוב המוחלט של סדנאות לניהול זמן שאני מעביר עולה הסוגיה הכואבת של ריבוי פגישות. כולנו סובלים מעודף פגישות. מרוב פגישות – אין זמן לעבוד. חייבים לנצל את התובנות מהתקופה הזו כדי לחולל שינוי מהותי בתרבות הארגונית שלנו:

ברירת המחדל לתקשורת לא צריכה להיות פגישה פיזית. אפשר להסתדר גם במייל, גם בטלפון. ואם צריך – לשקול שיחת וידאו "מרחוק" – גם אם אנחנו יושבים באותו הבנין. רלוונטי במיוחד לפגישות קצרות וממוקדות, עדכוני סטטוס, שיתוף במסכים מרחוק.

את הפגישות הפיזיות עדיף לשמור לישיבות צוות שמטרתן גם חיבור בין האנשים, סיעורי מוחות, דיוני תכנון, אפיון וכד'.

תנאים לניצול מיטבי של תקשורת מרחוק

1. הכנות מראש ורצינות של כל המשתתפים לקחת חלק בדיון וירטואלי.
2. יצירת סביבת עבודה מתאימה בין אם בבית או במשרד: חיבור אינטרנט, סביבה שקטה, תאורה מתאימה, מקום נוח פיזית עבור המשתתף בפגישה.
3. תיאום ציפיות עם בני המשפחה, במידה והם נוכחים בבית: לא להפריע, לא להסיח את הדעת.
4. יותר מבדרך כלל, מנהל הישיבה חייב למקד כל הזמן את הדיון כדי לא לאבד את המשתתפים.
5. הקפדה על כמה כללים בסיסיים בשימוש ב-זום (או במערכת אחרת):
   1. השתקת המיקרופון כשיש רעשי רקע.
   2. לא להתפרץ לדברי האחר. לתת לאחרים לסיים לפני שמתחילים לדבר.
   3. שליטה טובה של מנהל הדיון באפשרויות שיתוף המסך.
   4. שימוש באוזניות ומיקרופון.
6. קיצור זמן הפגישות: לחתוך ב-30% את זמני הפגישות ביחס למקובל לשיחה פנים מול פנים.

האם אתם נענים לאתגר השינוי?

מה אתם בוחרים לשנות וליישם כשנחזור "לשגרה"?

רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.

הציצו ברשימת הסדנאות למנהלים.
פרטים נוספים למעוניינים באימון אישי.
עקבו אחריי ב-