אחרי שהבנו את הכללים הבסיסיים להאצלת סמכויות (ראה: האצלת סמכויות – למה, ובעיקר איך?), חשוב להכיר את הרמות השונות של האצלת סמכויות על מנת להתאים אותם לעובד, או לסיטואציה הניהולית הספציפית. זה יכול להיות מאוד רלוונטי גם בניהול צוות אך גם בניהול עמיתים במבנה מטריציוני.
את מרבית המידע ריכזתי בתרשים הנ"ל:
מקובל לזהות שש רמות של האצלת סמכויות:
(לקוח מתוך ספרו של אריה סנדלר "תוצאות" בהוצאת "כיוון אחר"):
1. נער שליח: "תמצת עבורי את הבעיות ואני אחליט מה לעשות".
2. נתח והמלץ: "נתח את הבעיה, הצג בפני את החלופות, המלץ על אחת לאישורי".
3. נתח ותכנן פעולה: "נתח את הבעיה, הודיעני מה אתה מתכוון לעשות, אך אל תעשה שום פעולה בלי אישורי".
4. נתח ופעל: "נתח את הבעיה, עדכן אותי מה אתה מתכוון לעשות. בצע. אלא אם אומר לך לא".
5. האצלה ודיווח: " פעל! הודיעני מה עשית. עדכן אותי בתוצאות".
6. האצלה מלאה: " פעל! צור איתי קשר בנושא רק אם הדבר הכרחי או במקרה שנתקלת במכשולים".
ככל שאנחנו מתקדמים בסולם הרמות, אנחנו מאצילים יותר ויותר סמכות לעובד שלנו. למשל: במעבר מרמה (1) לרמה (2) אנחנו מצפים מהעובד גם לנתח חלופות ולהמליץ על אחת. במעבר מרמה (4) לרמה (5) אנחנו מאצילים לעובד את הסמכות לפעול ללא אישור, אך תוך בקשה לקבלת עדכון על התוצאות.
שיקולים בבחירת הרמה הנכונה:
1. מידת מיומנות העובד: ככל שמדובר בעובד וותיק יותר ומיומן, יש להניח שהוא בעל יכולת התמודדות גבוהה יותר עם המשימה: הן בהיבט המקצועי והן ברמת היכרות גבוהה יותר עם הארגון והאנשים איתם הוא עובד.
2. מורכבות המשימה: ככל שהמשימה פשוטה יותר – כך יש להניח שמידת המוערבות הנדרשת של המנהל היא פחותה יותר.
3. חשיבות המשימה: הכוונה לחשיבות שהארגון נותן למשימה או גודל המשמעות של כשלון במשימה. ככל שהחשיבות גבוהה יותר – כך בדר"כ נדרשת מעורבות גבוהה יותר של המנהל. זכרו: ניתן להאציל סמכות – אך האחריות תמיד נשארת גם על המנהל.
4. מידת האמון בין העובד למנהל: רמה גבוהה של האצלת סמכויות דורשת רמת אמון גבוהה בין המנהל לעובד.
5. אילוצי הזמן: כאן השיקול יותר מורכב. לעיתים כשיש אילוצי זמן כדאי להימנע מהאצלת סמכויות מאחר וכמנהל את מרכז יותר משאבים ובעל כושר הנעה פורמלי גדול יותר. מצד שני, לעיתים דווקא לחץ הזמן מאלץ אותנו לבצע משימות במקביל ולפיכך להאציל אותם לעובדים שלנו (גם במחיר של איכות הביצוע).
6. פיתוח העובד והעלאת המוטיבציה: אחת הדרכים הטובות לפתח עובדים ולהעלות את רמת המוטיבציה שלהם היא ע"י האצלת סמכויות. כדאי לבחור את הרמה הנכונה באופן שתייצג ותבהיר לעובד את הערכתנו ואת התקדמותו האישית.
הערה לסיום
רמות 2-4 מכילות נקודת החלטה ואישור של המנהל. נקודת ההחלטה ברמה (4) היא בעיקר פורמלית, מכיוון שהעובד קיבל למעשה סמכות לפעול. היא בדר"כ רלוונטית כשיש חשיבות להדגשת ההיררכיה הארגונית. מניסיוני, שימוש לא מוצדק ברמה זו יכול ליצור דווקא אנטגוניזם מצד העובד: המסר הבעייתי שעובר הוא "אומנם נתתי לך סמכות לפעול עצמאית, אבל אל תשכח מי המנהל…"
אז האם אתה משתמש ברמות אלו בתבונה?
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
