פרויקט הינו מאמץ תחום בזמן, חד פעמי להשגת מטרות ייחודיות מוגדרות מראש ומתבצע תחת אילוצים
לכל מילה יש משמעות חשובה:
תחום בזמן – יש התחלה וסוף. מוגבל בזמן.
חד פעמי, מטרות ייחודיות – אין שני פרוייקטים זהים!
מטרות ייחודיות, מוגדרות מראש – פרוייקט מתחיל כדי לענות על צורך או מטרה ברורה וידועה.
אילוצים – זמן, משאבים, תקציב
שימו לב, שתפעול ותחזוקה אינם נכללים בהגדרה זו.
כל האלמנטים הללו מלמדים על האתגר הגדול בניהול פרוייקטים:
1. אי וודאות הנגזרת מהחד-פעמיות של הפרוייקט: הן ברמת המטרות, הן ברמת התהליכים להשגתן והן בשל גורמים . דוגמה מנוגדת למשל, היא פס ייצור של משקאות קלים המייצר מאות בקבוקים ביום. בפס ייצור זה כל תוצר ( = בקבוק המשקה) זהה לקודמו, והתהליך כולו ידוע ומוכר. ניהול אי-וודאות בפרוייקט היא האתגר המרכזי של תכנון הפרוייקט וניהולו השוטף, ולשם כך נוצרו פרקטיקות שונות, ובראשן – "ניהול סיכונים" (ראה – ניהול סיכונים על קצה המזלג)
2. מטרות שצריך להשיג: פרוייקט הוא לא חוויה מתמשכת. פרוייקט נועד להצליח או להיכשל בהתאם לעמידה במטרות הפרוייקט (ולכן חשוב להגדיר מטרות בצורה נכונה – ראה הגדרת מטרות).
3. ניהול תחת אילוצים: לכל פרוייקט מערכת אילוצים עם חשיבות שונה: זמן, תקציב, משאבים (כח אדם, ציוד, שטח וכד').
אלו האתגרים הטבועים בכל פרוייקט מעצם הגדרתו.
האתגרים הספציפיים והתמהיל שלהם נגזרים מאופי הפרוייקט עצמו.