בשבוע שעבר פרץ וויכוח בין שני מנהלים בעת תכנון פרוייקט. המנהל הראשון הציע שינוי בתוכנית הפרוייקט שתעזור, להבנתו, לסיים את הפרוייקט מוקדם יותר. המנהל השני התנגד מכיוון שהתוכנית גורמת לו להשקיע יותר משאבים ממה שהוא תכנן. מי צודק?
על מנת להמחיש את הדילמה, התבוננו בדוגמא הבאה:

במקרה שלנו יש משימה שלוקחת 8 שבועות (או ימים) ומשימה עוקבת שלוקחת 6 שבועות (או ימים). שימו לב שהדוגמא רלוונטית לסוגים שונים של פרוייקטים: למשל, פיתוח תוכנה ובדיקתה או אפילו כתיבת מאמר ומעבר עליו ע"י גורם שני.
התוכנית המקורית (מסומנת ע"י Alternative A) מניחה עבודה טורית. השינוי שהציע המנהל הראשון (מסומנת ע"י Alternative B) מניחה שלאחר שמחצית העבודה הסתיימה, המשימה העוקבת תתחיל במקביל.
מכיוון שיש חשיבות גדולה שהמשימה העוקבת תתבצע לאחר השלמת כל המשימה הראשונה, לרוב לא ניתן לקזז לגמרי את פרק הזמן בו היא התנהלה במקביל. לכן, לאחר השלמת המשימה הראשונה, נדרשים עוד 4 שבועות לסיום המשימה העוקבת (ולא רק 2).
צודק המנהל השני שטוען שצריך להשקיע בתוכנית השניה 33% יותר משאבים לבדיקות מאשר בתוכנית הראשונה (4+4 שבועות לעומת 6 שבועות). מצד שני, צודק המנהל הראשון שטוען שבאופן הזה ניתן לקצר את הפרוייקט (בשבועיים). אז מי צודק?
שאלות ששאלנו את עצמנו:
1. מהי התועלת בקיצור הזמנים של הפרוייקט לעומת המשאבים הנוספים שנדרשים? למשל, במידה ויש לקוח המוכן לשלם יותר על מסירה מוקדמת של הפרוייקט (תוכנה או מאמר…) לעומת העלות הנוספת של המשאבים.
2. מהו האילוץ המרכזי של הפרוייקט? האם קיים חשש שלא נעמוד בזמן? האם בכלל ניתן להקצות משאבים נוספים על מנת ליישם את השינוי בתוכנית?
3. מהם השיקולים הארגוניים החיצוניים לפרוייקט? האם קיצור זמן הפרוייקט יאפשר התחלה מוקדמת של פרוייקט חדש? האם המשאבים הנוספים שנדרשים גם ככה לא מנוצלים עד הסוף?
4. האם השינוי בתוכנית מסייע בהקטנת הסיכונים בפרוייקט? למשל, מסירת מאמר חלקי למעבר ע"י גורם שני יכולה לחשוף מבעוד מועד שינויים נדרשים. כנ"ל בתוכנה.
5. האם ע"י קיצור הפרוייקט, קיים חסכון משאבים מצד המנהל הראשון? למשל, במידה והאנשים שלו צריכים להיות זמינים לשינויים במהלך המשימה העוקבת. במקרה כזה, הוא צפוי לחסוך כשבועיים.
במקרה הספציפי של המנהלים שהזכרתי, עברנו יחד על השיקולים וההחלטה המשותפת* היתה ליישם את השינוי שהמנהל הראשון הציע. במקרה הזה, האופטימום המקומי שראה המנהל השני פינה את מקומו לאופטימום המערכתי של הפרוייקט.
* אני תמיד מעדיף להגיע להסכמה הדדית מאשר לכפות תוכנית עבודה על המנהלים.