כולנו מסכימים שניהול מטריציוני מהווה אתגר ניהולי מהמעלה הראשונה. אך לא תמיד האתגר הוא דומה. אני רוצה להציע מספר שאלות שיעזרו לכם למדוד את האתגר הטמון במטריצה שלכם, וההשלכות של המאפיינים השונים שלה על מקורות ההשפעה שלנו כמנהלים.
1. כמה פרויקטים מתנהלים במקביל? ככל שיש יותר פרויקטים במקביל, כך הקשב הניהולי נמוך יותר והתחרות על משאבים בין הפרויקטים גדולה יותר. המנהל המטרציוני נדרש להרים דגלים מהר יותר ובמקביל להגביר את ה"קשב ארגוני" שלו למה שמתרחש בפרויקטים אחרים על מנת להימנע מהפתעות.
2. האם המשאבים שלי משותפים לפרויקטים אחרים? לפעמים המשאבים שלנו (בין אם זה אנשים או ציוד) הם מיועדים אך ורק לפרויקט שלנו. אך לעיתים הם משותפים למספר פרויקטים. ככל שיש יותר משאבים משותפים, האתגר גדל ואיתו הסיכונים בפרויקט. כמנהלים, כדאי שנעקוב במיוחד אחר המשאבים הללו.
3. כמה עובדים / צוותים / ארגונים לוקחים חלק במטריצה? ככל שיש יותר גורמים מעורבים, כך גדל האתגר המטריציוני. תוכנית תקשורת קפדנית, ותהליכים מסודרים (לעיתים קצת בירוקרטיים) יסייעו לפרויקט להתנהל בצורה תקינה. התהליכים בונים סמכות פורמלית שהיא קריטית בניהול פרויקטים מרובי משתתפים.
4. מהי מידת השליטה שלי בתקציב? ככל שיש לנו עצמאות בניהול התקציב, הניהול המטריציוני הוא פשוט יותר. במקרים מסויימים, מנהל מטריציוני לא שולט בתקציב ונדרש לאישורים רבים או תלוי בגופים אחרים. במצב זה, המנהל נשאר עם סמכות מאוד מצומצמת. מצד שני, שליטה בתקציב יכולה להשפיע לא רק על העצמאות הניהולית, אלא גם על היכולת לתמרץ אנשים על ביצועים טובים.
5. מה מידת ההתאמה של הפרויקט לאסטרטגיה הארגונית? ככל שהפרויקט מתועדף מבחינה ארגונית גבוה יותר, הוא נהנה מתשומת לב מנהלים ומגיבוי ההנהלה. במצב כזה, הסמכות הפורמלית של המנהל המטריציוני גדולה יותר, על אף היותו מנהל מטריציוני. כמנהלים, עלינו להגדיר ולמנף את התרומה האסטרטגית של הפרויקט באינטראקציה עם שותפי התפקיד (להרחבה: הגדרת מטרות אסטרטגיות בפרויקט)
6. איפה אני ממוקם בהיררכיה הארגונית? בארגונים היררכיים, הסמכות הפורמלית מושפעת לא רק מחשיבות הפרויקט אלא גם ממיקומנו בהיררכיה הארגונית. ככל שמיקומנו גבוה יותר, האתגר בהפעלת האנשים הוא פשוט יותר.
7. כמה דיספלינות מקצועיות מעורבות בפרויקט? מקור השפעה פוטנציאלי נוסף של מנהל מטריציוני הוא הסמכות המקצועית. ככל שיש יותר דיסיפלינות מקצועיות בפרויקט, קשה יותר לממש מקור השפעה זה, מאחר ולא ניתם להיות מומחה בכל האספקים של הפרויקט. על מנהל הפרויקט לגבש סביבו קבוצת אנשים מגובשת מדיספילינות מקצועיות שונות שיעזרו לו בניהול הפרויקט.
8. אילו מערכות ניהול ידע קיימות בארגון? שליטה במידע היא מרכיב קריטי בהצלחתו של פרויקט. בניהול מטריציוני האתגר גדול יותר מאחר וצירי הדיווח מורכבים יותר. ככל שהארגון משתמש במערכות מידע טובות יותר, כך פוחת האתגר הניהולי. על המנהל לוודא שתוכנית התקשורת שלו ישימה באמצעות כלים טובים, נוחים ואמינים.
האתגר המרכזי בניהול מטריציוני הוא היכולת להשפיע ולהניע אנשים שאינם תחת הסמכות הפורמלית שלנו. שימו לב שיש קשר בין השאלות הללו לבין היכולת לממש את מגוון מקורות ההשפעה העומדים לרשותנו. להרחבה ראה: מינוף מקורות השפעה בניהול מטריציוני.
אז עד כמה מורכבת המטריצה שלכם?
יש לכם מדדים נוספים למורכבות המטריצה?
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
