השבוע נזכרתי בחוויה ניהולית מיוחדת שהיתה לנו בפרויקט שנוהל לפני כשנתיים. אספר את הרקע בקצרה, ואמשיך בקצת מסקנות פרקטיות.
מטרת הפרוייקט המדובר היתה לאפשר ללקוח שלנו למסור נדל"ן לבעלים אחרים בחוזה שנחתם מספר שנים עוד קודם, ולשם כך נדרשו פעולות טכניות רבות. בפרוייקט היו מעורבים מס' צוותים והוא נוהל בצורה מטריציונית. הפרוייקט אומנם סבל מדחייה קלה בלבד בלוחות הזמנים, אך דחייה זו גרמה ללחץ רב עקב הקנסות הצפויים מאיחורים במסירת הנדל"ן. כמנהלי הפרוייקט, הפעלנו את התוכניות שגיבשנו בתהליך ניהול הסיכונים.
באחד השבועות הקריטיים, התבשרנו שאמו של עובד מרכזי באחד הצוותים נפטרה. הטרגדיה האישית היא ללא ספק גדולה (ואינני משווה אותה חס וחלילה לכל דבר אחר), אך כולנו הבנו שנקלענו לבעיה אמיתית בפרוייקט.
בפועל, היתה הירתמות יוצאת מגדר הרגיל של כל חברי הפרוייקט, גם מצוותים אחרים שנועדה להשלים את הפער שעתיד להיווצר. בפועל, הספקנו גם להדביק את לוחות הזמנים המקוריים.
כשתחקרנו את האירוע הנקודתי הזה (אפשר לתחקר גם אירועים טובים, לא רק שליליים) עלו התובנות הבאות:
1. חוויה טרגית שכזו של אחד מחברי הפרוייקט נתנה לכולם "פרופורציות" על החיים: אגו, ציניות ואינטרסים אישיים פינו את מקומם לסינרגיה בין-צוותית ואווירת שותפות אמיתית שהובילו לסיום הפרוייקט בזמן.
2. היתה תמימות דעים שאסור בתכלית האיסור ליצור מצב של איחור נוסף בעקבות פטירת האם. החשש של האנשים היה שאותו עובד מסור ירגיש (אפילו באופן עקיף) שהוא הגורם לדחייה נוספת.
3. העובדים והמנהלים המעורבים בפרוייקט ציינו לטובה את העובדה שהמצב אליו נקלע הפרוייקט הוסבר ע"י הנהלת הפרוייקט באופן שקוף וענייני. כמו כן, היוזמה מצד מנהלי הפרוייקט לארגן הסעה מסודרת להלוויה וביקור בשבעה, חיזקה את האמון ותחושת השותפות.
מסקנות:
1. סיכונים ואירועים בפרוייקט יכולים לנבוע משלל גורמים, כולל אישיים.
2. הארגון תמיד מסוגל לבצע יותר ממה שנדמה לנו, ולהגיע לביצועים יוצאי-דופן. זה תלוי רבות באווירה, בתחושת השותפות והשליחות של חברי הצוות. לשם כך, כדאי לעודד את מעורבות העובדים ואחריותם להצלחה.
3. ניתן להיחלץ ממצבי משבר בניהול נכון ובעיקר – מנהיגות נכונה (אפרט על כך בפוסטים בעתיד).
כמנהל פרויקטים, חשוב מאוד לזהות בזמן מתי מתפתח משבר, להתעשת מהר ולהפעיל בהתאם "מנהיגות חירום". התנהלות נכונה תהפוך את המשבר להזדמנות. מצד שני, לא ניתן לעבוד ב"התנהלות משברית" לאורך זמן בשל השחיקה המצטברת של האנשים, והן בשל איבוד האמון במנהל הפרוייקט ("זאב, זאב", כשיהיה משבר אמיתי הם כבר לא יאמינו).