בשביל מה אנחנו צריכים הגדרות, מונחים ומושגים?
איזה ערך מוסף הם נותנים ומהי מצופה מאיתנו כמנהלים?
על שאלות אלו עניתי בסרטון המצורף מטה (3 דקות), במסגרת הרצאה שהעברתי על "אתגרים בניהול PMO".
ולטובת אלו שמעדיפים את המילה הכתובה, מצורף סיכום במספר נקודות.
לשימוש במינוח מוסכם יש מספר תועלות ארגוניות. לשם הנוחות סידרתי אותם לפי סדר הופעתן בסרטון.:
1. יצירת שפה אחידה. באמצעות הגדרות ברורות, אנחנו מוודאים שאנשים שונים בארגון מבינים זה את זה. לעיתים אנשים שונים משתמשים במושגים זהים, אך אינם מתכוונים לאותה המשמעות בדיוק. למשל, "סיום פרויקט" יכול להתפרש כמועד מוכנות הפרויקט אצל הספק, או יכול להתפרש כהתקנה מוצלחת אצל הלקוח. בנוסף, יכולות להיות משמעויות שונות למושגים "איכות", "סיכון גבוה", "התקדמות טובה" וכד'. ללא הגדרות ברורות אנחנו פשוט לא מבינים זה את זה.
2. תיאום ציפיות עם הזולת. בהמשך לנקודה הקודמת, הבנת המשמעות של המושגים מחדדת אצל העמיתים או העובדים שלנו את הציפיות מהם. כשהמנהל מבקש מהעובד לקחת אחריות על הפרויקט עד לסיומו, וכולם מבינים מה המשמעות של "סיום הפרויקט" – אז העובד מבין מה מצופה ממנו. טרמינולוגיה ארגונית כוללת גם הגדרות תפקידים מסודרות, המגדירות את מערכת הציפיות מכל בעל תפקיד.
3. גיבוש ארגוני. שפה ארגונית היא חלק מהתרבות הארגונית והיא יכולה להבדיל ארגונים זה מזה. השפה הארגונית יוצרת זהות ושייכות של העובדים לארגון שלהם. לשם כך, לפעמים ניתן לבחור שם ייחודי למושג קיים כדי להגדיל את הזהות הייחודית ותחושת ה"שלנו" הארגונית (המהווה צורך לגיטימי של חברי הצוות). למשל, ציון אבני דרך בפרויקטים בשמות ייחודיים. דוגמה נוספת: בעבר נהגתי לכנות את הישיבות בימי ראשון שנועדו לאיפוס וסקירת האתגרים לשבוע הקרוב בשם "פותחים שבוע". זה היה מושג ייחודי לנו, עד שמנהלים נוספים התחילו להשתמש בזה (וזה גם היה מקור לגאווה צוותית).
4. מיצוב מקצועי של המנהל והצוות. השימוש במינוח ברור, מדוייק ועקבי מעיד על מקצועיות. לשם כך, ראוי שכל מנהל יהיה בקיא בעולם המושגים הפנימי והחיצוני בתחום אחריותו. זווית אחרת של מיצוב היא המקרה בו הארגון מאמץ מושגים המזוהים עם מנהל מסוים – וזוהי הוכחה להשפעתו הארגונית של אותו המנהל.
5. עיצוב תפיסות ויכולת לחולל שינוי. כסיכום לכל הנקודות לעיל, המנהל מסוגל להשפיע על תפיסות העובדים ועל התפקוד שלהם באמצעות שימוש מושכל בטרמינולוגיה. למשל, הגברת השירותיות ללקוח ע"י עיסוק משותף במושגים "שירותיות", "איכות ללקוח" וכמובן חידוד הגדרת אחריות בעלי התפקידים.
אני מאמין גדול בשימוש נכון במינוח מדוייק. בפוסטים אני משתף אתכם בעיסוק במושגים אפילו הפשוטים ביותר כמו: יעילות ואפקטיביות, אחריות וסמכות וכד'.
אני מרחיב עוד על "כלי הטרמינולוגיה" במסגרת הסדנאות שלי לניהול מטריציוני.
ומה מצופה מאיתנו מאיתנו המנהלים?
על כך, בפוסטים הבאים – הישארו איתי!
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
