לפעמים יש איחורים, יש חריגות, יש קשיים ומישהו צריך לעדכן את המנהל, את הלקוח או אפילו את העובדים.
זה ממש לא נעים להיות השליח שמעדכן על בעיות. זה אפילו מפחיד.
אנחנו מוכנים לקחת את זה על עצמנו? הרי מישהו יכול להחליט "להרוג את השליח".
מה זה אומר מבחינה ארגונית?
– מישהו יכול לסמן אותנו בתור האשמים במצב.
– מישהו יכול קבוע שזה כשלון אישי שלנו.
– מישהו יכול להחליט שכל המשימות לתיקון המצב יפלו עלינו.
– שיחת העדכון יכולה להתגלגל לכעסים, תסכולים, התפרצויות, הרמות קול.
כל אלה יכולים לפגוע (לכאורה) במוניטין שלנו כמנהלים.

להיות השליח ולצאת מזה בחיים
מנהל-מנהיג לוקח אחריות על מה שקורה. אז איך עושים את הקסם הזה?
יש כאן מספר כללים שיכולים לעזור.
1. לתזמון יש חשיבות קריטית. חשוב לשתף ולעדכן בהקדם האפשרי. אסור לחכות לרגע האחרון מתוך מחשבה שאולי "יהיה בסדר". משפטים בסגנון: "חשוב לי לעדכן אותך בזמן אמת", "את הראשונה שאני מעדכן אותה", בונים אמון ביניכם לצד האחר.
2. לא לטאטא את הבעיה מתחת לשטיח. כלומר, להבהיר שהעובדה שהמצב לא טוב מטרידה גם אותנו. להימנע ממשפטים בסגנון: "זה רק איחור של שבועיים, לא צריך לעשות מזה עסק".
3. להסביר ולתאר מה נעשה עד כה. נכון שיש עיכובים וחריגות, אבל אסור לזלזל ולהמעיט בערך הדברים שכן התבצעו. לא לשכוח לתאר את ההצלחות שבדרך ואת הפעילויות שהתבצעו או מתבצעות כדי לקדם את המשימה: "שמנו על המשימה את המומחים הכי גדולים שלנו", "אומנם אנחנו בפיגור, אך הצלחנו להתגבר על הסיכון הטכנולוגי הכי גדול שהיה לנו".
4. לשתף בפעולות להמשך שמטרתן להתמודד עם האתגרים שנוצרו. כך מעבירים מסר של שליטה במצב, והמחוייבות שלכם להצלחת המשימה.
5. אם יש התלבטות לגבי החלטות להמשך, כדאי להציג את האלטרנטיבות השונות ולשתף את המנהל/הלקוח בקבלת ההחלטה.
6. לציין שהופקו לקחים ותובנות כתוצאה מתחקור ראשוני של הפערים שהתגלו. ככל שניתן, אפילו לשתף בלקחים עצמם. מנהלים ולקוחות מעריכים אנשים שמפגינים רצון אמיתי וכנה ללמוד מטעויות על מנת להשתפר בעתיד: "גילינו שלא לקחנו בחשבון זמני משלוח, אבל עכשיו דאגנו לעדכן את כל התוכניות לעתיד בהתאם כדי למנוע טעויות מסוג זה".
7. להבטיח המשך עדכונים שוטפים. כדי לחזק את הבטחון ולהגביר את האמון: "אמשיך לעדכן אותך כל יומיים עד שנתגבר על המצב".
להיות בטוחים בעצמנו
לפעמים מפחיד להיות השליח. כרוכים בכך סיכון וחוסר נעימות.
עם זאת, כדאי לזכור מספר דברים:
– מנהיג לוקח אחריות. ולהיפך, מי שלוקח אחריות מפגין מנהיגות.
– מנהל שלוקח אחריות מפגין עוצמה ניהולית.
– צריך אומץ כדי להסתכל למציאות בעיניים (המלך הוא עירום) ולהחליט להתמודד עם הבעיה.
– עדיף לעדכן מוקדם מאשר לא לעדכן כלל.
– כך בונים אמון ובונים אמינות מקצועית.
ככה נותנים לעובדים דוגמה אישית כדי שידווחו לנו על בעיות בזמן אמת ולא יסתירו אותם.
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
הציצו בקטלוג ההרצאות למנהלים המעודכן.
פרטים נוספים למעוניינים באימון אישי.
לקבלת כל פוסט ישירות למייל: לחצו כאן.
עקבו אחריי ב-