אין לכם ישיבת צוות קבועה?
או שהיא קבועה אבל לרוב מתבטלת?
חברי הצוות שמחים שהיא מתבטלת?
אז המאמר הזה בשבילכם!
ישיבת צוות היא מנגנון ניהולי חשוב!
הרי מה הופך קבוצה של אנשים לצוות אפקטיבי?
1. מטרה משותפת.
2. תלות הדדית
3. עבודת צוות וסינרגיה
וכאן תרומתה הגדולה של ישיבת צוות: ניתן לרתום אותה כדי לקדם את היכרות העובדים עם המטרות המשותפות, היעדים הצוותיים, תחושת השייכות, צמיחה מקצועית, הדרכה, תחקור אירועים, שיתוף בדילמות ובאתגרים ועוד (ראה בהרחבה: תכנים לישיבת צוות)
ובכל זאת, מנהלים רבים לא מקיימים ישיבת צוות.
למה?!
בעבודה שלי עם מנהלים, נתקלתי בשלוש טעויות נפוצות:
1. הישיבה מתבטלת באופן תכוף: הישיבה מתבטלת רגע לפני או יום לפני בגלל שפע של סיבות. מכאן העובדים מפסיקים לייחס חשיבות לישיבה ולמועדה. הם קובעים דברים במקביל. וגם כשהישיבה מתקיימת – כולם מאחרים, וזה כדור שלג שהולך וגדל.
מסקנה: אם החלטנו על ישיבת צוות – צריך לקיים אותה באופן קבוע. לא לוותר אלא במקרים חריגים.
2. זמן, מיקום ומבנה ישיבה לא מתאימים: הישיבה נקבעת מראש לפרק זמן ארוך מדי ונמרחת סתם. המיקום לא מתאים לישיבה: קטן מדי / גדול מדי, הישיבה נקבעת בשעה מאוחרת מדי או אחרי ארוחת הצהריים וכולם עייפים, הישיבה נקבעה ליום חמישי כשכולם כבר עם רגל אחת בסופ"ש וכו'.
מסקנה: משך הישיבה ותזמון הישיבה ישפיעו על הצלחתה. אלה צריכים להיקבע לאור מטרת הישיבה.
אני מעדיף על ישיבה קצרה וממוקדת פעם בשבוע/שבועיים על פני ישיבה ארוכה בתדירות נמוכה יותר.
בנוסף, ישיבה בתחילת השבוע תסייע במיקוד האנשים לשבוע הקרוב.
והטעות הכי גדולה:
3. לישיבה אין ערך מוסף לצוות: תוכן הישיבה מאולתר ולא מתוכנן. העדכונים יבשים ולא מאורגנים. סקירות מקצועיות לא מושקעות. הישיבה מתנהלת ולא מנוהלת. לפעמים זה קורה כי למנהל אין זמן להתכונן. לפעמים אין למנהל תכנים מספיקים למלא את הישיבה, או שהוא לא יודע איך לנצל נכון את הישיבה.
מסקנה: כאמור לישיבה יש פוטנציאל רב לקידום מקצועי של הצוות, להגברת הלכידות הצוותית, עדכון נהלים ועוד. אולם, כדי לממש את הפוטנציאל הזה – צריך להשקיע בתכנון הישיבה. ההשקעה לא חייבת ליפול רק על המנהל:
– מומלץ לשתף את הצוות באחריות לתכני הישיבה.
– חשוב לתאם ציפיות לגבי הסטנדרט של הצגת הנושאים.
– כדאי ליצור מבנה ישיבה קבוע. למשל, רבע שעה לעדכונים שוטפים מצד חברי הצוות, רבע שעה סקירת פרויקט ע"י אחד מחברי הצוות, רבע שעה להצגה של תוכן מקצועי או דילמה מקצועית ע"י אחד מחברי הצוות.
– אפשר למנות מישהו מחברי הצוות שיהיה אחראי לשיבוץ סבב הפרויקטים והתוכן המקצועי.
לא נתקלתי במנהל שהצטער על השקעה בישיבות צוות מסודרות – כל עוד הן במינון הנכון ובהשקעה הראויה.
ואתם?
להרחבה:
– מאמרים נוספים בניהול ישיבות.
– הרצאה על ניהול ישיבות צוות.
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
