מתן משוב לעיתים מרתיע מנהלים בשל החשש להעביר ביקורת למישהו אחר. אולם, מדובר בכלי מהותי לפיתוח העובדים ולשיפור בתפקוד הצוות. משוב אפקטיבי הוא משוב שתורגם לשינוי התנהגותי רצוי (על משוב אפקטיבי ראה: שיחת משוב בחשיבה תוצאתית)
על חשיבות המשוב ראה: הסבר ניהולי לחשיבות המשוב
תכנון המשוב ייקח בחשבון את המרכיבים הבאים:
1. מקום: המשוב צריך להינתן במקום נוח לעובד ולמנהל המאפשר פרטיות. רצוי מחוץ למשרד המנהל על מנת למנוע הפרעות טלפוניות וכד'.
2. זמן: צריך לאפשר חלון זמן שמאפשר גם לגלוש בעת הצורך (למשל, אם העובד שואל שאלות ומתפתח דיון חשוב). כדאי לקחת בחשבון האם מדובר במשוב תקופתי או במשוב ספציפי על אירוע מסויים. אם מדובר במשוב על אירוע מסויים – צריך לתת את המשוב בסמיכות לאירוע.
3. תוכן: תכנון המשוב עצמו צריך לכלול דוגמאות ספציפיות שיתמכו במשוב. במידה ונדרש לעבוד על מסמכים – כדאי להכין אותם מראש.
כללים להעברת המשוב עצמו:
1. המשוב צריך לתאר התנהגות מסויימת ולא לאפיין את העובד (ניתן לציין מקרים בהם העובד לא היה יסודי בעבודתו, ולא להעריך אותו כאדם לא יסודי).
2. תן לעובד אפשרות להציג את העובדות מנקודת מבט ראותו. ההסכמה על העובדות היא קריטית להמשך המשוב.
3. המשוב צריך להתייחס לנקודות שהעובד מסוגל לשנות וירצה לשנות.
4. כדאי לנקוט בשיטת הסנדוויץ (להתחיל בטוב ולסיים בטוב) ולשמור על אווירת אמון הדדי ופתיחות.
רצוי לבצע מעקב על יישום הנלמד משיחת המשוב לאורך זמן.
אם המשוב הופך להיות כחלק מהשגרה הניהולית ולא אירוע המתחייב מנהלי החברה (כמו המשוב השנתי) – אזי גם העובדים יתרגלו לקבל משוב כחלק מתהליך הלמידה והצמיחה שלהם.
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
