יש מעט עקרונות ברזל שכל מנהל חייב להכיר. אחד מהם קשור לשאלות הבאות:
מהו צוואר הבקבוק הכי גדול בארגונים?
מהי זרימה ניהולית?
מהן הסכנות ב"סתימה" ניהולית?
כיצד עלינו לפעול בנידון?
הרבה תיאוריות ניהוליות צמחו משנים של ניתוח סביבות ייצור. תיאוריות אלו מלמדות אותנו כיצד להגיע ליעילות מקסימלית המשרתת אפקטיביות מקסימלית.
כלומר, איך להצליח להשיג תוצאות מוגדרות ורצויות באופן מיטבי ובהשקעה מינימלית.
תיאוריות אלו משפיעות בימינו על עולם הייצור, התפעול, ניהול מרכזי שירות, ניהול פרויקטים ועוד, והן נכנסות יותר ויותר לתחומי תעשייה שונים.
לשמור על זרימה ארגונית ומניעת זמן מבוזבז
אחת התיאוריות היא תורת האילוצים (TOC) שמלמדת אותנו שאנחנו חייבים לשמור על הזרימה בתהליכים הארגוניים שמוסיפים את הערך העסקי הרב ביותר לארגון. כלומר, אסור להיות תקועים "סתם" בפרויקטים האסטרטגיים שלנו או בתהליכי ייצור המוצרים המניבים או החשובים שלנו. צריך לזהות את צווארי הבקבוק ולנסות לשפר את מצבם.
תיאוריה נוספת היא הניהול הרזה (LEAN), שמלמדת אותנו שצריך להימנע מבזבוזי זמן מיותרים שלא מוסיפים ערך לארגון. כשצוואר בקבוק ארגוני מבזבז זמן – הנזק הוא גדול.
כל מנהל הוא פס ייצור של החלטות!
ווכל עיכוב בקבלת החלטות יכול לתקוע את הארגון ולבזבז זמן יקר.
וכאן נכנסת "קדושת הזרימה הניהולית": אנחנו חייבים לוודא שאנחנו לא הופכים להיות בעצמנו צוואר בקבוק.
גייסנו את האנשים הכי טובים, דאגנו למשאבים, התנענו את הפרויקטים הנכונים, הטמענו תהליכי בקרה – אבל אנחנו מתמהמהים בקבלת החלטות.
כשאין זרימה של החלטות – סתמנו את הארגון:
מה דעתכם על איבוד לקוחות בגלל השתהות בקבלת החלטה על הצעת מחיר?
מה דעתכם על איבוד עובדים פוטנציאליים בגלל השתהות בקבלת החלטות בתהליכי הגיוס?
מה דעתכם על הפסד כספי או עיכובים בפרויקט בגלל השתהות בקבלת החלטות על שינויים?
מה דעתכם על עובדים שנותנים "פול גז בניוטרל" כי המנהל לא החליט עדיין על הכיוון הרצוי?
כיצד להימנע מלהיות צוואר בקבוק?
כיצד לשמור על קדושת הזרימה הניהולית?
1. לנהל תהליך קבלת החלטות אפקטיבי: מטרות מוגדרות, איסוף מידע במידה הנכונה, ושיתוף בהתאם לצורך.
2. לשאוף לקבל החלטה מספיק טובה, ולא בהכרח מושלמת.
3. האצלת סמכויות. האם את כל ההחלטות שמונחות לפניכם אתם חייבים לקבל בעצמכם? תנו לעובדים סמכות לקבל החלטות בעצמם!
4. לתת עדיפות לקבלת החלטות. למדוד את עצמנו על החלטות: אילו החלטות אני צריך לקבל היום? אילו החלטות קיבלתי היום? זוהי תפוקה ניהולית חשובה מאוד!
5. לפנות זמן על מנת לפרוץ מכשולים שמפריעים לעובדים שלנו להתקדם. למשל, לתת עדיפות למשימות של מילוי ואישור טפסים כדי לא לתקוע תהליכים סתם.
6. לבקש מהעובדים לפנות אלינו בכל מקרה שאנחנו מעכבים אותם. להעביר להם את המסר שאסור שיהיו תקועים בגללנו, ושאנחנו מחוייבים לעזור להם להתקדם. אפשר מדי פעם לשאול את העובדים: "האם אתה צריך ממני משהו?" "האם אני מעכב אותך במשהו?"
למי שפוחד לקבל החלטות לא נכונות, על כך אומר ד"ר אדיג'ס: "אין טעויות בחיים, רק לקחים שצריך להפיק".
אז האם אתם חולצי פקקים או דווקא צוואר בקבוק בעצמכם?
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
