אילו יכולנו לתכנן פרויקט ולרוץ איתו לאורך הזמן כשהתוכנית מתקתקת לפי המתוכנן – החיים שלנו היו הרבה יותר קלים. בפועל מתחוללים הרבה שינויים במהלך הפרויקט, וניתן בהחלט לנהל אותם. אולם, גם תהליך נכון של ניהול שינויים בפרויקט, יכול לסבול ממספר נקודות כשל אפשריות.
(על תהליך ניהול שינויים ניתן לקרוא ב PMBOK תחת התחום של "ניהול האינטגרציה").

נקודות כשל אפשריות בתהליך ניהול שינויים:
1. זיהוי הצורך בשינוי בשלב מאוחר מהאפשרי. כידוע, ככל שהשינוי מגיע בשלב מאוחר יותר – כך ההשפעה שלו על הפרויקט גדולה יותר. אולם גם תהליך ניהול שינויים מסודר, לא מבטיח שנצליח לזהות את השינויים החשובים בהקדם האפשרי. על מנהל הפרויקט "לחפש את השינויים" באופן פרו-אקטיבי. לא על מנת לעודד אותם, אלא על מנת להקטין את ההפתעות בהמשך  (ראה עוד: מנפלאות הניסיון שלנו)
2. שינוי שנדרש מההנהלה הבכירה היוצר אפקט של "המלך אמר". למקבלי ההחלטות בפרויקט ברור שהשינוי מחוייב המציאות ולכן יאושר. אולם, תחושה שכזו עלולה לגרום לזלזול באבחון ההשפעה על הפרויקט. עקב כך, ייתכן וההנהלה לא תהיה מודעת למחיר השינוי (ואילו ידעה, ייתכן והיתה משנה את דעתה). על מנהל הפרויקט להתעלם מאפקט "המלך אמר", ולבחון כל מקרה לגופו.
3. מאשרים כל שינוי בנפרד ולא רואים את התמונה המלאה. ייתכן שכל שינוי אכן ראוי לאישור, ואינו משפיע באופן משמעותי על הפרויקט. לעיתים, דווקא באופן מצטבר, תיתכן השפעה שלילית מהותית על הפרויקט. זה מזכיר את משל הצפרדע שהוכנסה לסיר עם מים. כשהמים מתחממים לאט – זה לא יפריע לה – עד שיהיה מאוחר מדי עבורה… על מנהל הפרויקט למדוד תמיד את ההשפעה המצטברת של כל השינויים (ניתן מראש להגדיר מכסות שינויים).
4. עיוות בהערכת ההשפעה: הניסיון מלמד שמאחורי כל שינוי בפרויקט קיימים אינטרסים שונים (לפעמים של לקוחות, ולפעמים של ספקים). האינטרס האישי (לטובה ולרעה) יכול להשפיע על הערכת המאמץ והסיכון הכרוכים במימוש השינוי. ההערכות יכולות להיות מוטות למעלה או למטה. קיימות מספר דרכים להתמודד עם סכנה זו: הערכות (זמנים, עלויות, סיכון) מראש בתחילת הפרויקט עבור שינויים פוטנציאליים, הצלבת מידע ממספר גורמים ושימוש שיטות הערכה אובייקטיביות.
5. שינוי שמתרחש ללא ידיעת מנהל הפרויקט. גם כשאנחנו מנהלים תהליך מסודר של ניהול שינויים, אנחנו חשופים לסיכון של שינויים שיקרו ללא ידיעתנו: למשל, שינוי בתכולה על דעת הספקים בלבד. הדרך להימנע מכך היא ע"י מנגנוני בקרה וניהול איכות קפדניים וכמובן, הגדרה ברורה של "כללי משחק" בפרויקט וההשלכות לגבי חריגה מהם.
6. חוסר הבנה / ידיעה לגבי ההחלטות שהתקבלו. גורמים שונים בפרויקט צריכים להיות מודעים לשינויים (הנהלה, ספקים, לקוחות, מנהלי איכות וכו'). חוסר היכרות עם השינויים עלול ליצור קונפליקטים במשאבים, היעדר בדיקות איכות נאותות ועוד. לשם כך, תהליך ניהול השינויים חייב להיות מתועד ומשולב היטב בתוכנית התקשורת בפרויקט. הפצת ההחלטות והשיקולים באופן מסודר לא רק תעדכן לגבי השינויים שאושרו, אלא תיצור שקיפות בריאה לגבי שינויים שנדחו (בטווח הרחוק זה יוצר אמון בין הגופים ומוריד את סף התסכול).
פוסטים רלוונטים: שיקולים בקבלת החלטות בניהול שינויים, סרטון על נקודות כשל אפשריות.

רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
הציצו בקטלוג סדנאות והרצאות למנהלים.
פרטים נוספים למעוניינים באימון אישי.
עקבו אחריי גם ב-