בתחום ניהול הפרויקטים קיים מגוון רחב של מתודולוגיות ושיטות. בעיני האתגר הוא כפול: להכיר ברמת המיקרו כל מתודולוגיה, אך ברמת המאקרו – להבין את יחסי הגומלין בין המתודולוגיות השונות. למנהל פרויקטים, הבנת המאקרו עוזרת להבחין בין משפחות של מתודולוגיות (הדומה והשונה, אבולוציה, ערכים מושפעים וכד'), ואף לתת לגיטימציה לבצע התאמות הנדרשות מאופיו הייחודי של הפרויקט שאנו מנהלים. לגיטמציה שמקורה במומחיות שצברנו בניהול פרויקטים.
לאחרונה הפנו את תשומת ליבי למאמר* שעוזר לעשות סדר באספקט אחד: היררכיה של מתודולוגיות.
ע"פ המאמר, המתודולוגיות מתחלקות ל-5 רמות:
1. הרמה הבסיסית (L1): שיטות, סטנדרטים והנחיות כלליות. רמה זו הינה אוניברסלית ורלוונטית למגוון רחב של פרוייקטים: בתחום הבנייה, החומרה, התוכנה, פרוייקטים חברתיים וכו'. רמה זו מגדירה באופן כללי את מחזור החיים של פרוייקטים ומכילה אוסף גדול של פרקטיקות שנצברו לאורך השנים בניהול פרוייקטים. דוגמאות (למי שמכיר): PMBOK, PRINCE2.
2. הרמה השניה (L2): מתודולוגיות מותאמות לסקטור: מתודולוגיות אלו מותאמות לסקטור ספציפי (בנייה, בריאות, חקלאות, הייטק וכו'). מתודולוגיות אלו שואבות תהליכים ועקרונות מהרמה הראשונה, אך מושפעות מאלמנטים הקשורים לתחום בו הן מיושמות: למשל, רגולציה סקטוריאלית או מאפיינים של תהליכים סקטוריאלים משיקים. למשל: פרוייקט לבניית גשר בין יבשות דורש מתודולוגיה שונה מתהליך פיתוח תוכנה (הגמישות ליישם שינוי בתוכנה קל יותר). דוגמא נוספת: לניהול פרוייקטים בעולם פיתוח התרופות – יש מתודולוגיות ייעודיות.
3. הרמה השלישית (L3): מתודולוגיות מותאמות לארגון: ברמה הזו, המתודולוגיות של רמה 2 עוברות התאמה ליעדים, התרבות והמבנה הארגוני הספציפי. למשל: רמת הניהול המטריציוני בארגון, חברת פרוייקטים לעומת חברת מוצרים. דוגמא נוספת: יש ארגונים שמקדשים את העמידה בזמנים על-חשבון תכולה. בחלק מהארגונים נותנים למתודולוגיה שם מיוחד על מנת להבחין בינה לבין המתודולוגיות של רמה 2, אך גם בשביל לתרום לזהות ולגאווה הארגונית. בארגונים אחרים – אין שם מבדל. אך בכל אופן, המתודולוגיות המותאמות – הופכות לחלק מהתרבות הארגונית עצמה.
4. הרמה הרביעית (L4): מתודולוגיות מותאמות למשפחות פרוייקטים שונות בארגון (אופציונאלי): בארגונים גדולים עם מספר רב של פרוייקטים, ניתן להבחין במשפחות של פרוייקטים הנבדלות במשך הפרוייקט, מספר הגורמים המעורבים, רמת סיכון וכו'. ניתן לייצר התאמות ספציפיות של מתודולגיית רמה 3 לכל משפחה של פרוייקטים. התאמות אלו חשובות על מנת לעזור בניהול יעיל והתמודדות מול האתגרים הספציפיים לכל משפחה של פרוייקטים. מכיוון שרב הדומה על השונה ברמה הזו – המאמץ לייצר ולהטמיע את המתודולוגיות המותאמות הללו – נמוך, והתועלת גבוהה.
5. הרמה החמישית (L5): מתודולוגיה תפורה לפרוייקט (אופציונאלי): כל פרוייקט הינו ייחודי (נובע ישירות מהגדרת פרוייקט. ראה: מהו פרוייקט?). לכן, הרמה הספציפית ביותר, מיישמת את מתודולוגיות רמה 4 אך מותאמת למאפיינים הייחודים של הפרוייקט הספציפי: תוצרים ספציפיים, ספקים ולקוחות ספציפיים, סיכונים ספציפיים וכו'. ברמה הזו, ההתאמות צריכות להיות מינוריות (אם בכלל). אם לא – סימן שהמתודולוגיות ברמה 3-4 לא עונות על הצרכים הארגוניים ומצריכות יותר מדי אנרגיה מצד מנהל הפרוייקט.
כפי שציינתי, הבנת ההיררכיה של המתודלוגיות מאפשרת למנהל הפרויקט להבין את העקרונות מאחורי התהליכים הארגוניים. הבנה זו (לצד ניסיון בניהול פרוייקטים) הכרחית על מנת להתאים את המתודולוגיה באופן שתשרת באופן מיטבי את הצלחת הפרוייקט הספציפי. עבור מי שמעצב את תהליכי ניהול הפרוייקטים בארגון – הבנת ההיררכיה הזו היא חלק מהיום-יום.
חשוב לי לציין, שפעמים רבות כדאי ואף צריך להיצמד למתודולוגיות הקיימות. לפני ביצוע התאמות צריך להבין את העלות והסיכון מול התועלת הפוטנציאלית.
קיימות הצגות נוספות של יחסי גומלין בין מתודולוגיות . למשל, לפי סגנונות ומשפחות: מודל מפל המים, מודלים איטרטיביים, סגנונות AGILE וכד'. כמו כן, קיימות שיטות לסיווג פרוייקטים שגוזרות מאפייני מתודולוגיה שונים. ארחיב על כך בפוסטים בעתיד.
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
* המאמר לקוח מהמגזין האינטרנטי לניהול פרוייקטים: www.pmworldtoday.net, גליון מאי 2010 (Vol XII, Issue V). כותרת המאמר: Defining & Classifying Project Management Methodologies, נכתב ע"י: C.M.M. Chin & A.C. Spowage. לינק למאמר.
