מקובל לחלק את מחזור החיים של פרוייקט לשלבים הבאים:

א.      ייזום (Initiation) – זיהוי הפערים והצרכים הארגוניים עליהם הפרוייקט עמור לתת מענה, הגדרת מטרות הפרוייקט, זיהוי בעלי העניין, מסגרת זמן ומשאבים כללית, אישור הפרוייקט.
ב.      תכנון (Planning) – חידוד מטרות הפרוייקט, תכנון מפורט של כל מרכיבי הפרוייקט: זמן, תכולה, משאבים, סיכונים. שלב זה כולל את הגדרה ספציפית של תהליכי הניהול בפרוייקט זה, כגון: דרכי תקשורת, דיווח, בעלי תפקידים ספציפיים
ג.       ביצוע (Execution):  שלב זה כולל את כל הפעילויות הקשורות במימוש תוכניות הפרוייקט.
ד.      בקרה (Monitoring / Control): הבקרה כוללת את התהליכים בהם מוודאים שהפרוייקט עומד בתכנון וביעדים שלו. שלה זה מתבצע במקביל לשלב הביצוע. לרוב, במסגרת הבקרה מתגלים פערים הדורשים שינוי בתוכניות הפרוייקט. לשם כך, נדרשת תהליך ניהול שינויים מסודר. עקב כך, קיים אלמנט "מעגלי" בפרוייקט ומתודולוגיות רבות בניהול פרוייקטים משתמשות במודלים איטרטיביים.
ה.      סגירה (Closing): מסירת הפרוייקט, אישור סיום הפרוייקט, תחקיר, חתימת דוקומנטציה.
נקודות חשובות:

1. כאמור, ניהול פרוייקטים טומן בחובו תהליך איטרטיבי מובנה (תכנון – ביצוע – בקרה – שינוי נדרש – שינוי תוכנית – ביצוע …). למתודלוגיות שונות יש הנחיות שונות כיצד לבצע את האיטרציות הללו.
2. אומנם השלבים מסודרים ברצף כרונולוגי, אך בפועל המאמץ הניהולי בכל שלב פרוס כמעט על כל פני הפרוייקט. ראה בתרשים למעלה.