במהלך שיחה מעניינת שקיימתי לאחרונה עם מנהלת פרויקטים, היא העלתה בפני התלבטות: איזה מסר להעביר בסטטוס הפרויקט? הפרויקט מתקדם בסה"כ בהתאם לתוכניות, אך ישנם מספר פערים לא גדולים (והם מטופלים ע"י האחראים הרלוונטיים). על מה לשים דגש? על המצב הטוב או על הפערים?
לפני שאציע פתרון, ארחיב קצת על הדילמה.
הדגשת הפערים בפרוייקט
מצד אחד, המנהלת רצתה לשים דגש על הפערים, כדי לדרבן עוד יותר את המנהלים להתמודד עם הפערים הללו. שם צריך להיות המיקוד הניהולי. בנוסף, הדגשת הפערים תמנע מהשותפים בפרוייקט "לנוח על זרי הדפנה". החשש שלה היה שהצגת סטטוס טוב תגרום לשאננות שתוביל ליצירת פערים בהמשך.
הדגשת המצב הטוב בו הפרוייקט נמצא
מצד שני, היה חשוב למנהלת להדגיש שהפרוייקט במצב טוב על מנת לחזק אצל המנהלים את תחושת השליטה והוודאות בפרוייקט ולתת תוקף להמשך התוכניות. בנוסף, תגבר תחושת המסוגלות בפרוייקט (yes we can!), בעיקר בקרב בעלי הדיעה הסקפטית.
כמו כן, המנהלת חששה שאם היא תדגיש את הפערים בפרוייקט, היא תאבד את היכולת להתריע בפני פערים מהותיים בהמשך (מנהלים יאמרו: "היא תמיד מציגה תמונה שלילית, לא צריך להתייחס לכך").
לצערי, לעיתים קורה שמנהלי פרוייקטים בוחרים להדגיש את המצב הטוב מחשש לתגובת ההנהלה לפערים בפרוייקט, מתוך ציפיה שניתן יהיה להתגבר על הפערים בהמשך.
מניסיוני, לדילמה הזו שותפים מנהלי פרוייקטים רבים.
הצגת סטטוס הפרוייקט באופן אובייקטיבי
ראשית, חשוב להבין שאין סתירה מהותית בין הגישות. ניתן תמיד להציג את המצב במלואו: "המצב בסה"כ טוב, אך יש פערים כאן וכאן".
בכל מקרה חשוב להקפיד על כלל הברזל בבקרה ניהולית והצגת סטטוס הפרוייקט:
הסטטוס חייב לשקף את המציאות באופן אובייקטיבי ואמין. פרשנות סובייקטיבית יכולה להיות מסוכנת, ויוצרת דילמות ניהוליות. לשם כך יש להיעזר במערכת מדדים בעלי המאפיינים הבאים:
1. קובעים מדדים מוסכמים ומובנים שמשקפים אספקטים שונים של הפרוייקט (תכולה, תקציב, זמן, איכות).
2. המדדים צריכים להיות אובייקטיביים ולא נתונים לתחושות בטן או פרשנות.
3. המדדים צריכים להתעדכן בזמן קצר (קרוב לזמן אמת) עם השהייה מינימלית. למשל, אם המדד מתעדכן כל חודש, ייתכן וזה מאוחר מדי. דמיינו מכונית שתודיע על סף דלק נמוך בהשהייה של יום. או לחילופין, מד המהירות במהירות מציג את מהירות המכונית בהשהייה של 10 דקות…
4. המדדים צריכים להיות מספיק רגישים כדי לזהות חריגות שיכולות להיות משמעויות לפרוייקט. מדדים רגישים יכולים לעזור לקבל פידבק מהיר במידה ומתרחשת חריגה. לדוגמא, במכונית אנחנו שמחים שמד המהירות נע ברזולוציה של קמ"ש בודד, ולא בקפיצות של 10 קמ"ש. השילוב של מדדים רגישים ומתעדכנים מהר מונעים את החשש של "שאננות יתר" כתוצאה מהצגת סטטוס חיובי, משום שנקבל על כך אינדקציה מיידית.
5. על מנת לעודד שקיפות והגדלת מעורבות המנהלים השותפים בפרוייקט – רצוי שהמדדים יהיו נגישים וזמינים למנהלים השונים ללא צורך בהתערבות מנהל הפרוייקט (זה גם יכול להקל על מנהל הפרוייקט). זהו תפקידן החשוב של מערכות ידע בארגון.
על מנת שהמדדים ישמשו אותנו בנקודות הביקורת בפרוייקט, אנו צריכים להגדיר מראש כחלק מתוכנית הפרוייקט, מה המדדים אמורים להראות בכל נקודה. באופן כזה, הצגת סטטוס הפרוייקט הופכת למיידית, ישירה ואובייקטיבית: ניתן לראות את מצב הפרוייקט לפי כל מדד.
בנוסף, מעבר להצגת תוצאות המדדים בנקודת זמן מסויימת (ביחס לתכנון), ניתן להציג את תמונת המדדים המצטברת ובכך ניתן להבחין במגמות לאורך זמן. בחלק מהמקרים זה יאפשר לנו לבצע חיזוי של המשך הפרוייקט, ולהבחין בפערים פוטנציאליים בהמשך (ניתן עם הזמן לפתח מערכת מדדים המתבססת על ביצועים בפרוייקטים קודמים, ובכך להגדיל את איכות החיזוי).
מדדים אפקטיביים לפרוייקטים מהווים כלי בעל עוצמה רבה למנהל הפרוייקט. באמצעותם ניתן להגביר את אמינות מנהל הפרוייקט בעיני המנהלים ושותפי התפקיד וליצור דיונים ענייניים על העובדות, ולא על תחושות בטן.
במקום להתעסק בתכנון סטטוס הפרויקט, המיקוד הניהולי (והאתגר האמיתי) צריך להיות מופנה לתכנון נכון של המדדים.
ראה עוד: על תועלות של מדדים למנהל
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
