"עד כמה לחשוף את העובדים לתהליך קבלת ההחלטות?" – זוהי דילמה נפוצה בקרב מנהלים.
– מה לספר?
– האם להזכיר את האלטרנטיבות השונות?
– עד כמה לפרט את מערכת השיקולים?
לפעמים מנהלים מקבלים החלטה מודעת לשמור את הקלפים אצלם, ולפעמים מנהלים עושים זאת בצורה לא מודעת מתוך חוסר מחשבה על חשיבות השקיפות מול העובדים.
סקרתי בעבר את תהליך קבלת ההחלטות, וכללי מפתח לתהליך אפקטיבי. בפוסט הזה אני רוצה לציין את היתרונות בחשיפת העובדים ל"מאחורי הקלעים".
גם לאחר שהתקבלה החלטה ע"י המנהל, בין אם בשיתוף העובדים או לא, קיים ערך מוסף לשמור על שקיפות ולשתף אותם בשיקולים שהובילו לקבלת ההחלטה.
התועלות בשקיפות
1. זה מגביר אצל העובדים את התחושה של בטחון במערכת. העובדים מבינים שהתבצעה מחשבה מסודרת ושההחלטות הן לא שרירותיות.
2. גם המתנגדים להחלטה מרגישים הוגנות. מרגישים שהתבצע תהליך מודע וסדור ללא התעלמות מזויות שונות או סתימות פיות וכד'.
3. כשאנשים לא מבינים את מערכת השיקולים, מתחילות שמועות לא מבוססות שמעוותות את המציאות ועלולות להשפיע לרעה על המשך העשייה. כשמדובר בהחלטות על אנשים, אי-שקיפות עלולה ליצור רכילויות הפוגעות ביחסי העבודה.
4. מתוך הבנת המטרות המקוריות של קבלת ההחלטה (ולא רק להחלטה הסופית), העובדים יכולים לכוון את היישום לטובת השגת תוצאה מיטבית, או להציע רעיונות נוספים שתשפר את ההחלטה.
5. השקיפות מאפשרת בקרה נוספת על קבלת ההחלטות. אולי יש לאחד העובדים מידע שיכול לתרום ולא נלקח בחשבון?
6. באמצעות חשיפת מערכת השיקולים, ניתן להדגיש ערכים ארגוניים וכיצד מצופה מהעובדים לממש אותם.
7. עובדים הנחשפים לתהליך קבלת החלטות תקין, לומדים כיצד לקבל החלטות בעצמם.
8. עובדים לומדים שיש דיעות שונות, וחשוב שיהיו דיעות שונות כדי לקבל החלטות טובות.
9. כשאנשים מבינים את מערכת השיקולים, הם בדר"כ מחוייבים יותר ליישום ולתוצאות.
כלומר, חשיפת העובדים לתהליך קבלת ההחלטות תורמת בשלושה מישורים:
1. ביישום המיידי של ההחלטה עצמה.
2. בבקרה על ההחלטה וביכולת לזהות פעילויות נוספות שיקדמו את התוצאה הסופית.
3. בהקניית תרבות ארגונית.
מתי לא לפרט
על אף היתרונות שבשקיפות, יש מקרים שבהם היא יכולה דווקא להזיק:
1. כשיש למידע השלכות אישיות שיכולות לפגוע באנשים.
2. כשיש סוגיות של סודיות, מידור וכו'.
3. כשאתם בעצמכם מתביישים בתהליך. אם קיבלתם החלטה שרירותית – באמת אין לכם מה להסביר…
4. כשיש סיבה אמיתית להאמין ש"העובדים לא יבינו". אני אישית מתקשה לדמיין מצב כזה.
דוגמאות להמחשה:
נסתכל על המצבים הארגונים הבאים, ונחשוב מהן ההשלכות של חשיפת או אי-חשיפת העובדים למערכת השיקולים בתהליך קבלת ההחלטות:
1. החלטה על סגירת פרויקט יכולה ליצור תסכול רב, אם היא לא מלווה בהסבר הגיוני.
2. שיתוף בשיקולים שהביאו לקידום עובד יכולה להעביר מסר ארגוני של מהו התפקוד הרצוי שמוביל לקידום בארגון. העובדים לומדים מה מצופה מהם כדי להתקדם.
3. מנגד, כשמחליטים לפטר עובד זה יותר מורכב. מצד אחד, לא תמיד ניתן לפרט את כל מערכת השיקולים. אך מצד שני, לפעמים ההסבר נותן תחושת בטחון לעובדים אחרים שפיטורים הם לא עניין שרירותי אלא מתבצעים בתהליך קבלת החלטות מסודר (בכל מקרה, חשוב לשמור על כבודו של כל אדם).
4. יש הרבה החלטות שנוגעות לנהלים בירוקרטיים חדשים. השקיפות מסייעת לרתום את אנשים לתהליכים החדשים.
לסיכום
יש מנהלים שרק מורידים "הוראות והחלטות" מבלי להסביר.
חלקם פשוט לא מבינים את הצורך. חלקם חושבים שהעיקר זה ההחלטה, והעיקר זה שהעובדים יישמו אותה. חלקם חושבים שהדיסקרטיות מועילה לארגון.
אני טוען שעדיף לנהל את התקשורת ואת החשיפה, מאשר לתת "לשטח" לעשות את שלו.
נכון, השקיפות יכולה לחשוף את המנהל לביקורת. אבל למה לא בעצם?
שקיפות היא תולדה של בטחון עצמי. השקיפות מעידה על בטחון עצמי גבוה בנוגע ליכולות קבלת ההחלטות (וגם לטעות לפעמים).
מי שמפחד – שלא יהיה שקוף.
תחליטו בעצמכם איזה סוג של מנהל אתם רוצים להיות…
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
