התוצאות שאנחנו רוצים להשיג באמצעות המעשים שלנו – לא מגיעות מיד. חלקן יגיעו תוך זמן קצר מאוד (אך לא מיד), וחלקן יבואו לידי ביטוי רק לאחר פרק זמן ניכר. מנהל שלא ינהל את פרק הזמן הזה נכון – צפוי לתסכול ולקבלת החלטות שגויה.
אז מה עושים?
בספר ארגון לומד*, התופעה נקראת "שיהוי" ומצאתי בו המחשה מצויינת שתדגים את ההשלכות הניהוליות שלה.
כולנו נדרשים לווסת את חום המים במקלחת. בברזים "שמגיבים מהר" – אין בעיה.
אבל לפעמים נתקלים בברזים שמגיבים לאט, בהם מכוונים את חום המים, אך המים יוצאים בהתאם רק כעבור מספר שניות. בזמן שעובר, קיימת תחושה שאולי לא כיוונו מספיק את המים, ומכוונים למים חמים יותר. התוצאה היא שהמים יוצאים חמים מדי. ואז מכוונים בחזרה את המים שיהיו חמים קצת פחות. בזמן שעובר עד שהמים מתקררים קצת, אנחנו טועים לחשוב שלא קיררנו מספיק ומכוונים את המים לקרים יותר.
התוצאה היא שהמים יוצאים קרים מדי. וחוזר חלילה…
דוגמאות נוספות מחיי היום-יום:
1. אנחנו יודעים שלאקמול לוקח זמן לפעול. לולא ידיעה זו, היינו לוקחים אקמול אחד ומצפים לתגובה מיידית. מכיוון שהיא לא באה, היינו נוטלים אקמול נוסף סתם…
2. אותו דבר באכילה: לפעמים תחושת השובע מגיעה לאחר פרק זמן מסוים של אכילה. וכשהגוף מאותת שהוא שבע – בדר"כ כבר אכלנו יותר מדי…
עכשיו לא נותר הרבה מאמץ בשביל להבין איך זה בא לידי בארגונים, כשפרקי הזמן ארוכים בהרבה.
דוגמאות מחיי העבודה:
1. כשאנחנו ממשבים עובד – כמה זמן אנחנו מעריכים שייקח לו להשתפר? במידה ולא הערכנו נכון, ונשפוט את העובד תוך זמן קצר מדי. מהו המחיר שמשלם העובד? מהו המחיר שמשלם הארגון?
2. עובד חדש נכנס לתפקיד. מהו פרק הזמן שיידרש על מנת לראות ממנו תוצאות? מהי המשמעות של קבלת החלטות חפוזה?
3. החלטנו על שינוי במבנה הארגוני של הצוות. כמה זמן ייקח שהוא יניב תוצאות? מה יקרה אם נסיק מסקנות מהר מדי, ונחליט על שינוי ארגוני נוסף, כי הקודם לא סיפק תוצאות רצויות?
4. אסקלציה ניהולית: פנינו למנהל עמית בדרישה. מה יקרה אם לא נחכה את הזמן הדרוש לקבלת מענה ונפנה מהר מדי למנהל בכיר יותר?
5. הטמעת מערכת אצל לקוח. כמה זמן צריך על מנת לבחון את תרומת הפרויקט ושביעות רצון הלקוח?
שימו לב שההשלכות יכולות להיות גם בכיוון השני. אם נחכה יותר מדי זמן לתוצאות, נפסיד זמן יקר. למשל, אם השינוי הארגוני שביצענו, או המערכת החדשה שהטמענו באמת לא מתאימים – חשוב להסיק מסקנות בזמן ולא להתמהמה.
אז מה עושים?
1. חשוב שנדע להגדיר מהו פרק הזמן שלאחריו אנו מצפים לחוש בתוצאות. איך יודעים? מניסיון קודם, מתייעצים עם אחרים ולומדים ממקרים דומים.
2. מומלץ להגדיר תוצאות ביניים לפרקי זמן קצרים יותר שיאותתו לנו שאנחנו אכן בכיוון הנכון להשגת התוצאות הסופיות. לדוגמה, אבני דרך בפרויקט. דוגמה נוספת: ניתן להגדיר מערכת ציפיות הדרגתית מעובד חדש: כעבור חודש, 3 חודשים, חצי שנה וכו'.
3. כשאנו מגדירים מדדי בקרה, חשוב להקפיד על עקרון "זמן רלוונטי" ע"פ העקרונות של מערכת מדדים מאזנת.
4. לא להיות תוקפניים מדי עם "התיקונים" שאנחנו מבצעים, בעיקר בתהליכים ארוכי טווח. זכרו את הדוגמה עם הברז האיטי. שינויים מבניים חדים מדי, החלפת מערכת בתכיפות יתרה מדי, עדכון נהלים תזזיתי כתגובה לאירועים נקודתיים – יכולים להוציא את הארגון מאיזון. בקיצור, צריך קצת סבלנות בתהליכים ארוכים.
נקודה מעניינת לסיום:
במרבית המקרים אנחנו צריכים להתחשב בפרק הזמן הטבעי שצריך לחלוף בין המעשים לתוצאות. אך כמנהלים, אנחנו תמיד מחפשים להשתפר.
עכשיו כשאנחנו מודעים לפרק הזמן הזה (ה"שיהוי"), ניתן להתחיל למדוד אותו ולנסות לקצר אותו בפעמים הבאות עד למינימום האפשרי. כך נשיג יעילות ארגונית.
מה דעתכם? רעיונות נוספים?
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
* ארגון לומד, מאת פיטר מ. סנג'י, בהוצאת מטר.
"שיהוי = פרק הזמן שעובר בין המעשים לתוצאות"
