אחרי שלמדנו את התהליך לקבלת החלטות, ונחשפנו לטעויות הנפוצות שמנהלים עושים, מצורפות המלצות שיעזרו לנו לקבל החלטות באופן אפקטיבי.
האפקטיביות בקבלת החלטות באה לידי ביטוי בשני אופנים:
1. התעסקות המנהל בקבלת החלטות חשובות על-פני התעסקות בהחלטות זוטות. החלטות בדרגת חשיבות נמוכה יותר מומלץ להאציל לעובדים שלנו. גם העובדים ייצאו נשכרים מכך. את סינון ההחלטות נבצע כזכור בשלב זיהוי הצורך לקבלת החלטה.
2. האפקטיביות באה לידי ביטוי גם בשלבים הבאים. כלומר, קבלת החלטה על-פי מטרות, מידע ושיקולים המשקפים תוצאות ארגוניות רצויות.
שימו לב לא לבלבל בין אפקטיביות ליעילות: קבלת החלטות יעילה מתאפיינת בתהליך זריז ונכון תהליכית, מינימום השקעה ומינימום הפרעה בדרך.
(למי שעוקב אחרי הבלוג, יבין עכשיו למה קטעתי את רצף הפוסטים על קבלת החלטות כדי לעסוק שבועיים בנושא ההבדלים שבין יעילות לאפקטיביות).
עקרונות המפתח לקבלת החלטות אפקטיבית:
1. התמקדות המנהל בהחלטות החשובות. החלטה יכולה להיחשב חשובה כשהמשמעות הארגונית שלה היא גדולה: תקציב משמעותי, השפעה מהותית על כוח-אדם, השפעה על פרויקט חשוב ועוד. בנוסף, כשמדובר בהחלטה עקרונית שתשפיע על דילמות עתידיות נוספות ע"י יצירת סטנדרט ארגוני או תקדים.
2. הקפדה על דיון פתוח בשלב בחינת החלופות. דיון פתוח משמעותו שכל אחד מרגיש בנוח להעלות חלופה מבלי לחשוש משיפוטיות שלילית ("איך אתה מעז להעלות אפשרות כזו?", החלופה שאתה מציעה היא אווילית" וכו'). תנאי נוסף לדיון פתוח הוא שמי שמעלה חלופה לא "זוכה" באופן אוטומטי ליישם אותה ("העלית רעיון טוב. אני מצפה לראות אותו מיושם בשבוע הבא"). חשוב לא להתעלם משום חלופה, גם מאלו שלא נראות הגיוניות בשלב הראשון.
3. רמת מודעות גבוהה בשלב ההכרעה עצמה. בשלב זה באים לידי ביטוי מכלול של גורמים רבים: הגיון, ידע, ניסיון, אינטואיציה, רגשות וכד'. עוד גורם מרכזי שמשפיע עלינו הוא פחד. פחד לקבל החלטה, פחד מכשלון, פחד ממה יגידו עלינו אחרים. הפחד עלול לגרום לנו לקבל החלטה לא נכונה. חשוב להבין אילו פחדים מלווים אותנו בשלב ההכרעה, להיות מודעים אליהם ולנסות להתגבר עליהם. מומלץ לשתף מישהו אחר בפחדים אלו, כדי שיעזור לנו לקבל החלטה שקולה. כדי להיות בטוחים יותר, יש מקרים שבהם כדאי לערוך ניסוי, לבנות דגם ולבדוק הוכחת היתכנות (באנגלית POC, proof of concept ).
4. זיהוי אילוצי סרק. בהמשך לנקודה הקודמת, ייתכנו ובשלב ההכרעה נתחשב באילוצים לא אמיתיים. למשל, נגביל את עצמנו בגלל תקציב מוגבל או זמן קצוב. כדי לזהות האם מדובר באילוץ אמיתי או אילוץ סרק, אני מציע לבצע את התרגיל המחשבתי הבא: נניח ותדעו ב-100% שיהיו תוצאות טובות בעקבות ההחלטה שלכם, האם תהיו מוכנים להשקיע עוד כסף בשביל להשיג תוצאה זו? האם תהיו מוכנים לחכות עוד שבוע, חודש בשביל זה? אם התשובה היא חיובית, אזי הכסף והזמן הם אילוץ סרק. בשלב ההכרעה תתמקדו בחלופה הטובה ביותר להשגת התוצאה.
5. תיעוד התהליך. רצוי לוודא שתהליך קבלת ההחלטות לשלביו השונים מתועד: העלאת המטרות על הכתב, תיעוד המידע שנאסף, סיכום הדיונים על החלופות השונות וכמובן ההכרעה. התיעוד מסייע לבצע בקרה שיש התאמה בין המטרות להחלטות באופן הגיוני ושלם. התיעוד מאפשר לשמור על שקיפות בריאה בתוך הארגון, וכמובן התיעוד מאפשר הפקת לקחים (עוד על שקיפות: בפוסטים הבאים – הישארו איתי).
6. תחקור והפקת לקחים. הלמידה איננה תורמת באופן משמעותי להחלטה אותה אנחנו מתחקרים, אבל היא חיונית ביותר להתפתחות המנהל ותשפיע רבות על החלטות עתידיות. גם אם התוצאה לא היתה טובה, ייתכן שקבלת ההחלטה היתה נכונה ביחס לידע שהיה ידוע בשלב ההכרעה. נושאים לתחקור: האם היתה בעיה בהגדרת המטרה? האם הנתונים שהיו בידינו היו מספקים? אמינים? האם היתה בעיה בניתוח החלופות? האם הכרענו נכון? האם היתה בעיה ביישום?(לקריאה נוספת על ניהול תחקיר).
חשוב לזכור:
1. כל מי שמחליט – לוקח על עצמו סיכון שיקבל גם החלטות שגויות. זה לא אמור למנוע מאיתנו להחליט. אי אפשר לקבל רק החלטות טובות.
2. התוצאה יכולה להיות גם מושפעת מאלמנטים שלא בשליטתנו או מאי-וודאות שטמונה בכל החלטה. למה חשוב לזהות שהתהליך היה נכון? גם מבחינה פסיכולוגית וגם מבחינה ניהולית: להמשיך לדבוק בדרך קבלת החלטות נכונה, וזה מעודד את העובדים לקבל החלטות באופן נכון.
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
