גם לאחר שמכירים את השלבים לניהול תחקיר (בפוסט הקודם שפרסמתי), חשוב להקפיד על מספר כללי מפתח שיסייעו לתחקיר להיות אפקטיבי. המטרה שלי היא לעזור למנהלים להפוך את התחקיר לכלי בעל ערך, שלא חוששים להשתמש בו.
כללי מפתח בניהול התחקיר:
1. שיתוף כל הגורמים הרלוונטיים לתחקיר בשלבים מוקדמים כדי לקבל את מירב המידע על העובדות בשלב האיסוף, ואת מירב הלקחים שניתן להפיק בשלב סיום התחקיר. השיתוף בשלב האיסוף חשוב מכיוון שלאנשים שונים יש תמונה שונה של השתלשלות העניינים. והשיתוף בהפקת הלקחים חשוב מכיוון שזיהוי הפערים והיכול להסיק מהם מסקנות אמיתיות דורשים בדר"כ יצירתיות וחשיבה מחוץ לקופסה. סביר להניח שהחשיבה "בתוך הקופסה" היא שהובילה לפערים… כשיש ספק לגבי מידת מעורבותו של גורם כזה או אחר, ניתן פשוט להתייעץ איתו לגבי מידת הרלוונטיות שלו לתחקיר.
2. לשמור על ראש פתוח ויצירתיות. כפי שהרגע ציינתי, זיהוי הפערים והפקת הלקחים דורשים מחשבה מחוץ לקופסה. רצוי לקיים את הישיבות של התחקיר באווירה פתוחה ללא לחץ זמן ניכר. כלומר, לא באווירת "יאללה, בואו נגמור עם זה". לפעמים, כדאי לחלק את התחקיר למספר ישיבות, כדי לתת לעובדות ולמסקנות לשקוע. כש"ישנים על זה" – לפעמים עולים דברים שלא חשבנו עליהם.
3. בשלב בחינת סוגיות השורש, לא להפסיק לשאול למה. כפי שהזכרתי בפוסט הקודם, על כל תשובה שמקבלים, אפשר להמשיך ולשאול: "למה?". כך מגיעים לסיבות השורש. קיימת שיטה פשוטה שנקראת Five-Whys, לפיה צריך לשאול בממוצע 5 פעמים את השאלה "למה" כדי להבטיח שהגענו לסיבת השורש בה כדאי לטפל.
4. הלקחים צריכים להיות כלליים מספיק כדי לתת מענה למגוון רחב של מצבים דומים ולא רק למצבים זהים לחלוטין לפעולה שתחקרנו אותה. למשל, נניח וגילינו שיש פער בהכשרה של עובדים חדשים בנושא מסוים. הלקח צריך להיות לא רק לבחון את התכנים בהכשרה בנושא הזה בלבד, אלא לנצל את ההזדמנות לבחון נושאים אחרים שאולי חסרים, כדי למנוע פערים נוספים דומים בהמשך.
5. לא להסתפק ב"רשימת לקחים", אלא לנהל רשימה של פעולות לביצוע. את הרשימה הזו צריך לנהל כמו כל רשימת משימות: מה המשימה, באחריות מי, עד מתי וכו'. הפעולות לביצוע צריכות להיות מנוסחות באופן ישים וריאלי. וכמובן, צריך לבצע מעקב אחר יישומן בהמשך. תוצאות התחקיר צריכות להיות מתורגמות לתהליכים בארגון. זוהי המדרגה העליונה של הטמעת הלקחים בעשייה הארגונית.
6. הפצת התחקיר לכל הגורמים הרלוונטיים. על מנת לוודא שתהליך התחקיר מסתיים בלמידה ארגונית, חשוב לסכם את התחקיר בצורה מסודרת, ולהפיצו בקרב כל הגורמים הרלוונטיים. מומלץ להפיץ גם בקרב מנהלים ועובדים נוספים שיכולים ללמוד ממנו. התחקיר וסיכומו צריכים להיות מתועדים באופן נגיש על מנת לשמר את הידע הארגוני שנוצר מהתחקיר. בפוסט הבא, ארחיב על חשיבות התיעוד בהטמעת תרבות של למידה בארגון.
לבסוף, המלצה אישית:
אני חובב מושבע של התוכנית "תעופה בחקירה" שמשודרת מדי פעם בערוץ National-Geographic. מהתוכנית ניתן ללמוד שאפילו כשנדמה שמדובר בטעות אנוש או כשל טכנולוגי ברורים, ההתעקשות לרדת לסיבות השורש משתלמת. בדר"כ מגלים בעיות שורש עמוקות יותר. רק כך, ניתן להסיק מסקנות ממשיות שיישומן יציל חיים בעתיד. עוד ניתן להבחין שהמסקנות מיושמות ומוטמעות באופן מהיר בתהליכי הייצור, בתפעול, בהכשרת הצוות האווירי או בסטנדרטים בין-לאומיים חדשים.
בפוסט הבא אשלים את נושא ניהול התחקיר, וארחיב יותר על הטמעת תרבות התחקור והלמידה בארגון.
על כך ועוד ב: סדנת ניהול תחקירים ולמידה ארגונית.
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
