ניהול זמן הוא אחד האתגרים המרכזיים של המנהלים ונדמה שלא משנה מה עושים, תמיד קיימת התחושה שהזמן לא מספיק לבצע את כל המשימות. קיימות עצות, המלצות ושיטות רבות לניהול זמן אך אני רוצה להתמקד בעקרונות וכללי מפתח בודדים שעושים את ההבדל.
ללכת לפי עקרון פארטו (כלל 80/20):
העקרון אומר ש 80% מהתועלת מתקבלים ע"י השקעה של 20% מהעלות והמאמץ. וכדי להשיג את ה-20% הנוספים של התועלת, צריך להשקיע את ה-80% הנותרים של העלות והמאמץ…
עקרון פארטו רלוונטי לא רק ברמת המשימה הבודדת אלא גם ברמת כל המשימות: 20% מהמשימות אחראיות ל 80% מהצלחת הצוות.
להליכה ע"פ עקרון פארטו יש שתי השלכות מעשיות:
1. ברמת כלל המשימות: להתמקד במשימות החשובות: אותם 20% שעושים את ההבדל!
2. ברמת המשימה הבודדת: לבחון בצורה כנה האם המשימה העומדת בפניכם דורשת פתרון מושלם, או שיש פתרון שהוא מספיק טוב (גם אם הוא לא מושלם). במידה ועמידה ב-80% זה מספיק: פוטנציאל חסכון הזמן הוא עצום.
להרחבה: עקרון פארטו.
ללמוד להגיד "לא":
אחת הבעיות שיש בניהול זמן היא כמות המשימות האובייקטיבית שאנו נדרשים לבצע בזמן נתון. עלינו לזהות מצב שכזה ולהגיד "לא" למשימות. זה לא נובע מעצלנות או מהקטנת ראש, אלא להיפך. זה נובע מהאחריות שלנו כלפי המשימות האחרות שאנחנו אמורים לבצע. היכולת להסביר את השיקולים בצורה עניינית ומקצועית תסייע לקבלת גיבוי חיצוני להחלטות שלנו.
לעיתים הדרך להפחית מהעומס הישיר עלינו היא ע"י האצלת סמכויות.
להיזהר ממולטי-טסקינג:
כאן אין הכוונה שאינכם מתכוונים לבצע את המשימה, אלא אתם מעוניינים לדחות אותה למועד אחר כי כרגע אתם עסוקים במשהו אחר. אומנם, במקרים רבים נדמה לנו שאנחנו מסוגלים לחלק את הזמן ואת הקשב שלנו בין מספר מטלות בו זמנית, אבל אנחנו צריכים להיזהר מ"מולטי-טסקינג רע". להמחשה ראו: הבעייתיות של מולטי-טסקינג.
להכין רשימת משימות:
סוף מעשה במחשבה תחילה. כדי להיות ממוקדים במה שאתם צריכים, אנו זקוקים לרשימת משימות כתובה. ההמלצה היא להחזיק רשימות בחלוקת זמן שונה: רשימה יומית (מה אני רוצה/צריך לבצע היום) ושבועית (מה אני רוצה/צריך לבצע השבוע). כמובן שניתן להוסיף רשימה חודשית ואפילו שנתית אם רוצים לתכנן יעדים משמעותיים להשגה בפרקי זמן אלו.
הרשימה צריכה להיות ריאלית על מנת שתשמש בצורה נאמנה.
איך זה עוזר בניהול הזמן יעיל? לראייה, שימו לב שמי שמגיע עם רשימת קניות מסודרת לסופר – צפוי שיסיים את הקניות, בפחות זמן וכסף.
איפה מחזיקים רשימה שכזו? איפה שנוח! יש כאלה שמשתמשים ב outlook, מסמך אקסל, רשימות בסמרטפון וכמובן בדפי נייר.
התמודדות עם "דחיינות":
"דחיינות" היא התופעה של הימנעות מעשיית משימות שאנחנו צריכים לעשות.
לכל אחד סיבות שונות ל"דחיינות": משימות שאנחנו לא אוהבים לבצע, משימות הכרוכות בהרבה בירוקרטיה, משימות שאנחנו לא יודעים איך לבצע אותן, משימות שאנחנו נדרשים לבצע אך לא מאמינים בחשיבותן וכו'.
אין בכך משהו רציונאלי, מאחר והמשימה לא תעזוב אותנו עד שלא נשלים אותה. כך שלמעשה, אנחנו רק דוחים את הקץ, ולעיתים מחמירים את המצב: גם המשימה תתבצע באיחור, וגם אנחנו מרגישים רע כל עוד לא ביצענו אותה.
דרך ההתמודדות מכילה שני שלבים:
א. זיהוי סיבת ה"דחיינות": על כל משימה שאנחנו דוחים אותה שוב ושוב, נוכל לשאול את עצמנו (בהרבה כנות): מה מונע מאיתנו לבצע אותה?
ב. התמודדות: ניתן להתמודד ישירות עם סיבת ה"דחיינות": למשל, להיעזר במישהו אם אנחנו לא יודעים לבצע את המשימה בעצמנו. או לחילופין, להתמודד עם הדחיינות ע"י הקצאת זמן מוגדר לביצוע המשימה אחת ולתמיד.
יש עוד הרבה שיטות פרקטיות שיכולות לסייע בניהול זמן נכון, ורובן נועדו לסייע לשמור על כללי המפתח המוזכרים כאן. ההקפדה על כללים אלו דורשת בהתחלה משמעת עצמית רבה, אך עם הזמן הם הופכים להיות חלק מההתנהגות הטבעית שלנו.
כמנהלים, עלינו לדאוג לא רק לעצמנו, אלא לעזור גם לעובדים שלנו בניהול זמן. שתפו את העובדים בכללים אלו, ועזרו להם להיות ממוקדים (לרעיונות ספציפיים: כיצד לעזור לעובדים לנצל את הזמן בצורה אפקטיבית).
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
