אחרי שהבנו את חשיבות התחקיר לארגון, ולמדנו כיצד לנהל תחקיר אפקטיבי – הגיע הזמן להשלים את המלאכה ולענות על השאלה המורכבת: כיצד ניתן להטמיע תחקירים בתרבות הארגונית?
אני מחלק את התשובה לשלוש:
1. היחס שהארגון צריך לתת לתחקירים.
2. מאפיינים חשובים בתרבות הארגונית.
3. רעיונות להטמעת תחקירים בשגרת היומיום.
היחס שהארגון צריך לתת לתחקירים:
1. התחקיר אינו כלי משמעתי אלא כלי ללמידה ולהפקת לקחים.
2. צריך להתייחס לתחקיר כחלק אינטרגרלי מהניהול השוטף. לא כמאורע יוצא דופן. כך אנשים לומדים שחשוב ללמוד ולהשתפר, לא מתייחסים לזה בפחד ולומדים לעשות את זה גם עצמאית.
3. אם המילה תחקיר מאוד מרתיעה אנשים, אפשר למצוא שמות אחרים: תהליך למידה, תהליך הפקת לקחים וכו' (גם באנגלית, יש אנשים שמתחברים יותר למושג lessons learned session מאשר debrief או inquery).
ארבעה מאפיינים תרבותיים שצריכים להתקיים:
1. המסר הארגוני צריך להיות: "מותר לטעות, כל עוד לומדים מכך לפעם הבא".
2. העובדים צריכים להרגיש בטוחים להציף פערים ואף טעויות שביצעו, מבלי שזה ייזקף לחובתם (אלא אם כן מדובר ברשלנות מכוונת).
3. יתרה מזאת, צריך לעודד דיווחי אמת ולתגמל עובדים על תהליכי למידה ושיפור.
4. המנהל צריך לשמש דוגמה אישית לסעיפים הנ"ל. מתי בפעם האחרונה אמרתם "טעיתי"? מתי בפעם האחרונה שמעתם מנהלים אחרים אומרים "טעיתי"?
רעיונות פרקטיים להטמעת תחקירים בתהליכי היומיום:
1. בהתנעת פעילות חדשה או פרויקט, אפשר לשלב לקחים שהפקנו מפעילויות קודמות.
2. בהכשרות של עובדים חדשים, לשלב הרצאות על תחקירים משמעותיים עבור הארגון. למשל, תחקירים שתרמו לעיצוה תהליכים ארגוניים. כך העובדים מבינים את סיבות השורש שהביאו לתהליכים וגם מבינים את הערך בתחקירים.
3. במסגרת הכשרות למנהלים, לשלב הרצאות על תחקור אפקטיבי.
4. לתת לעובדים ולמנהלים יעדים שנתיים לתחקור. למשל, לדרוש מכל מנהל לנהל תחקיר לפחות 1-2 פעמים בשנה. זה נשמע טכני מאוד, אבל אני בטוח שלכל מנהל יש מספיק אירועים שמצדיקים תחקור.
5. לשלב בתהליכי המשוב לעובדים ומנהלים גם התייחסות איכותית לתחקירים שניהלו.
6. בישיבות צוות, להציג מדי פעם תחקירים חשובים. זוהי הזדמנות לתת לעובדים במה להציג תחקירים שהכינו.
7. להקים פורטל ארגוני של תחקירים כך שכל עובד ומנהל יוכל ללמוד מתחקירים אחרים. פורטל שכזה ייתן תחושה אמיתית של ארגון שלא מפחד ללמוד מטעויות. ניתן כמובן לשלב תחקירים חדשים בניוזלטר הארגוני (אם קיים).
והכי חשוב: ליצור חווית הצלחה
ברגע שהצלחתם לייצר חווית למידה ארגונית חיובית מתחקיר אפקטיבי שניהלתם – אתם כבר בכיוון הנכון. הארגון מבין את התועלת שהוא יכול לקבל, והאנשים לומדים לשתף פעולה.
ניהול התחקיר הבא יהיה קל יותר.
על כך ועוד ב: סדנת ניהול תחקירים – למידה ארגונית.
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
