פוסט זה נוגע בנושא לכאורה ברור, אך אני מבטיח לתת בו סקירה רחבה ואולי אף מפתיעה של כל התועלות שניתן להפיק מהגדרה נכונה של מדדים.

ישנם למדדים מספר תועלות עבור המנהל:
1. בראש ובראשונה מטרת המדדים היא לספק תמונת מצב נוכחית של הפרויקט, הארגון או מערכת. ללא מדדים ברורים, יהיה מאוד קשה לענות על השאלה: "מה מצב הפרויקט?". המדדים משמשים לנו כשפה מוסכמת בין בעלי העניין השונים לתיאור המצב הנוכחי של הפרויקט.
2. המדדים משמשים לתיאום ציפיות עם בעלי עניין שונים. כשאדם יודע על מה הוא נמדד, הוא מבין את האחריות שלו (ראו: סמכות ואחריות בניהול מטריציוני). זה יכול לבוא לידי ביטוי כמדדי איכות של התוצר הנדרש, מדדים הקשורים בעמידה בלוחות הזמנים, תקציבים ועוד. מדדים אלו משמשים בתהליכי משוב באותו ההקשר: האם העובד או הגורם הספציפי עמדו או לא עמדו בציפיות הנדרשות.
3. מדדים מאפשרים זיהוי מגמות חיוביות או שליליות של הפרויקט או הפעילות. לשם כך, יש לאסוף את המדדים לאורך זמן וברזולוציה הנדרשת. ללא מדדים אלו יהיה קשה לענות על השאלה: "האם הפרויקט מתקדם בכיוון הנכון ובקצב הרצוי?".
ובמה זה שונה הצגת תמונת המצב הנוכחית שהזכרתי בסעיף 1?
ייתכן ומצב הפרויקט כרגע לא טוב. אף על פי כן, יש הבדל מהותי בין שני תרחישים שונים. תרחיש ראשון, בו הפרויקט היה במצב גרוע הרבה יותר בשבועות הקודמים ובסה"כ הפרויקט התקדם. לבין התרחיש השני, בו הפרויקט נשאר באופן קבוע על אותו מצב רע ללא התקדמות משמעותית.
4. מדדים מאפשרים לבצע השוואה לנקודות ייחוס שונות. למשל, כיצד נשווה ביצועים בין שתי מערכות שונות? כיצד נשווה את התנהלות של שני פרויקטים שונים? המדדים מאפשרים לנו ליצור נקודות השוואה. באותה הדרך ניתן לחלק פרויקטים לקטגוריות: מהו פרויקט גדול לעומת קטן? מהו פרויקט בסיכון גבוה לעומת נמוך וכו'.
5. איסוף מדדים לאורך זמן הינו קריטי לטובת הפקת לקחים לאחר פעילות לטובת שיפור תהליכים. אתחיל דווקא בדוגמה: הקופסה השחורה במטוסים. הקופסה מקליטה נתונים שונים המאפשרים לשחזר את מה שקרה בטיסה ולהסיק מהן מסקנות. כך גם בכל סיום פעילות או פרויקט, מדדים שאספנו לאורך הזמן יאפשרו לזהות נקודות לשיפור ולשימור בתהליכי העבודה. למשל, אם נעקוב אחר כמות השינויים בפרויקט והשפעתם המצטברת על תוכנית העבודה, נוכל להסיק מסקנות על תהליך ניהול השינויים וליישמם בהתאם בפרויקטים הבאים. באותו האופן ניתן לזהות קשר בין מדדים שונים.
6. מדדים מסייעים ליצירת מוטיבציה בקרב העובדים. האומנם? אני סבור שמדדים המוגדרים נכון הם כלי חזק בהנעת אנשים. כפי שהזכרנו, מדדים מהווים תיאום ציפיות ברור ולכן תורמים לתחושת הבטחון של העובדים לגבי המצופה מהם (רמה שניה בפירמידת מאסלו). מעבר לכך, באמצעות מדדים ניתן לייצר סביבת עבודה של תחרות חיובית בקרב גופים שונים זאת באמצעות מערכת תגמול והערכה למי שעומד במדדים. מאידך, צריך להיזהר לא להיגרר למצב בו המדדים משמשים לצרכי "ענישה" ואז המדדים יהפכו ממעוררי מוטיבציה למדכאי מוטיבציה.
המשותף לכל התועלות שציינתי הוא שצריכה להיות למדדים משמעות ניהולית. כלומר, המדד משרת אותנו כמנהלים ומאפשר לנו להסיק מסקנות, לקבל החלטות ולעקוב אחר מימושן. לעיתים מנהלים מתפתים למדדים הקלים למדידה, אך חסרי תועלת ניהולית – וזה כמובן פסול.
כשאנו באים להגדיר מדדים, אנחנו צריכים לשים לב שאנחנו מצליחים להפיק מהם את מירב התועלות שציינתי לעיל.

רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
הציצו בקטלוג סדנאות והרצאות למנהלים.
פרטים נוספים למעוניינים באימון אישי.
עקבו אחריי גם ב-