אי אפשר שלא להתייחס למקרי המוות המזעזעים של פעוטות שנשכחו ברכב בשבועיים האחרונים. המשותף למקרים אלו, בין היתר, היא השגרה או החריגה מהשגרה שעלולות לגרום להתנהגות או חוסר התנהגות מסוכנת.
קראתי לפוסט זה "חיים ומוות ביד השגרה" כי השגרה עצמה טומנת בחובה יתרונות וחסרונות אותם אפרט.
בסה"כ השגרה, כל עוד היא חיובית(!), היא מצב די רצוי.
במצב כזה ישנם מספר יתרונות:
1. יעילות: כשאנחנו מבצעים משהו שאנחנו רגילים לעשות, אנחנו עושים זאת מהר יותר וטוב יותר. למשל, דרכים שאנחנו רגילים להשתמש בהם, משימות שאנחנו מורגלים בהן וכו'.
2. וודאות: כשאנחנו מבצעים משהו שאנחנו רגילים לעשות, אנחנו יודעים להעריך טוב כמה זמן זה ייקח, מי צריך להיות מעורב, מהם הסיכונים הצפויים ומהן התוצאות הצפויות.
3. תיאום ציפיות: במצב שגרתי נכון, כל אחד יודע מה מצופה ממנו. במצב כזה, גם התקשורת בין האנשים אמורה להיות מיטבית.
4. בטחון: הוודאות ותיאום הציפיות מחזקים את תחושת הבטחון של האנשים. בטחון שכזה הוא צורך בסיסי של מרביתנו.
5. הטמעת ערכים ודפוסי התנהגות: באמצעות השגרה אנחנו מעצבים דפוסי התנהגות. למשל, ע"י ביצוע תחקיר על כל פעילות (מוצלחת יותר או פחות) ניתן להטמיע את הערך של מצויינות ולמידה.
דוגמאות לשגרה בחיי העבודה: שעות עבודה קבועות, תהליכים קבועים, ימים קבועים לדו"חות סטטוס, תבניות קבועות, מבנה ארגוני קבוע וכו'.
דוגמאות לשגרה בחיי היום-יום: סדר פעולות קבוע להתארגנות בבוקר (מאוד עוזר בחינוך הילדים), שעות הגעה הביתה קבועות, יום קבוע לקניות בסופר, חלוקת אחריות קבועה בפיזור ואיסוף הילדים, חלוקת אחריות בעבודות הבית וכו'.
לחילופין, במצבים לא שגרתיים חדשים שאנחנו לא מורגלים בהם יש הפתעות, יש יותר קונפליקטים, מרגישים פחות וודאות ובטחון ואנחנו נוטים ליותר טעויות.
מצד שני, גם השגרה יכולה להיות מסוכנת
1. אנחנו עלולים לאבד את היכולת להתמודד עם סכנות פוטנציאליות. בשגרה אנחנו רגילים שהכל דופק כמו שעון, ולא מורגלים להתמודד עם שינויים לא צפויים. למשל, כשהדרך מוכרת אנחנו עלולים לנסוע מהר מדי ולפספס סכנות בכביש, משהו משתבש במשימה שגרתית ואנחנו לא יודעים מה לעשות, טלפון בהול שקיבלנו באמצע פיזור הילדים שמוציא אותנו מריכוז…
2. שגרה "לא טובה" קשה לעקור. המציאות קובעת את השגרה. אם המנהל לא יתערב בזמן, יהיה קשה מאוד לשנות את דפוסי ההתנהגות שהושרשו.
3. השגרה יכולה לגרום לשאננות וחוסר התאמה למציאות משתנה. במצב כזה, אנחנו עלולים למצוא עצמנו משתרכים מאחורי מתחרים, מאבדים רלוונטיות בשוק או בתוך הארגון שלנו ואפילו מאבדים את העובדים שלנו.
4. כמובן ששגרה יכולה גם ליצור שעמום, שחיקה, דיכוי יצירתיות ועוד.
ההמלצה שלי למנהלים:
השגרה היא כלי ניהולי מאוד חזק, אך יכול להיות מסוכן. לכן, על המנהל:
1. לדאוג וליצור שגרה טובה שאותה ניתן למנף לטובת הטמעת דפוסי התנהגות, הגברת היעילות והעלאת המוטיבציה של העובדים. לאנשים יש יכולת מדהימה להתרגל לשגרה חדשה, וכדאי לנצל אותה.
2. לדאוג לחריגות יזומות מהשגרה על מנת לרענן את העובדים ולשמור על כושר התמודדות עם סיטואציות חדשות.
3. לנקוט בצעדים הולמים לחריגות מהשגרה שנכפית עלינו. מטרת צעדים אלו למנוע טעויות ולהדליק נורות אזהרה מפני אירועים לא צפויים ואפילו מסוכנים.
4. ואפילו בזמן שגרה – לבצע בקרה מתמדת שתבטיח שמירה על ביצועים ותוצאות טובות.
ובחזרה לנושא ממנו התחלתי:
תינוקות שילמו בחייהם על טעויות רשלניות שנגרמו כתוצאה משכחה, הסחות דעת וחוסר תשומת לב הנובעים בין היתר מהתנהגות לא נכונה בשגרה או אי-התאמה לחריגות משגרת היום-יום של ההורים: קייטנות, שינויי אחריות בפיזור הילדים וכו'.
מאז תחילת חופשת הקיץ, גם אני שיניתי את שגרת הבוקר שלי ואני אחראי לשים את הילד הקטן בגן (בזמן הלימודים אני אחראי על הבנות הגדולות).
בזכות אשתי, אני כבר שבועיים עם תזכורת בטלפון בשעה קבועה על מנת שלא אשכח חס וחלילה את הילד באוטו. אולי זה נשמע מיותר, אבל בעצם, למה לא?
עונת הקיץ היא בכלל מסוכנת: יש יותר ילדים ברחובות, יש יותר פעילויות בים ובבריכה, סכנות התייבשות ומכות חום, יש יותר נחשים בשדות…
חייבים להיות מודעים לכך, ולנקוט אמצעי זהירות.
שנשמע רק בשורות טובות,
מיכאל
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
