עבודתו של יועץ ארגוני דומה לעתים לעבודתו של רופא. שניהם מנסים להבין את סיבות השורש לסימפטומים גלויים על פני השטח.
ברפואה הסיפטומים יכולים להיות: חום, דופק מואץ או חלש, כאבים למיניהם, לחץ דם, ממצאים חריגים בדם או בשתן ומהם ממשיך האבחון הרפואי כדי להבין מה גורם לסיפמטומים אלו.
בארגון, הסימפטומים יכולים להיות: מתחים בין עובדים, רמת מוטיבציה כללית נמוכה, בזבוז משאבים, משימות שנופלות בין הכיסאות, תוצאות נמוכות מהמצופה ועוד.
בשני המקרים, יכולות להיות סיבות שורש רבות ושונות לסימפטומים שונים.
אחד הדברים שאני תמיד בודק בהתחלה הוא האם קיימים בארגון הגדרות תפקידים. היעדר הגדרות תפקידים עלול לגרום לכל אחד מהסימפטומים הנ"ל.

הגדרת תפקיד = ייעודו של כל עובד
כמו שחשוב להגדיר ייעוד לכל ארגון ותת-ארגון (צוות/מחלקה/חטיבה), כך חשוב להגדיר את תפקידו של כל עובד. הגדרת התפקיד תענה על השאלה מהי אחריותו של בעל התפקיד. כלומר, על מה הוא נמדד, מהם המשימות העיקריות שלו והתהליכים בהם הוא לוקח חלק.
מומלץ שהגדרת התפקיד תכיל גם את הכישורים, הידע, המיומנויות והניסיון הנדרשים כדי לבצע את התפקיד.
הבסיס לתיאום ציפיות הדדי
ללא הגדרות תפקיד ברורות עלול להיווצר מצב של פער בציפיות בין המנהל לעובד, או בין העובדים עצמם. הפער בציפיות עלול לגרום חיכוכים מיותרים, נפילת משימות בין הכסאות, או מאבקים על תחומי אחריות.
כשמגדירים תפקידים, צריך לראות שיש ראייה כוללת של הממשקים ויצירת גבולות בין התפקידים.
תנאי לסינרגיה ארגונית
כמו שכבר כתבתי בעבר על סינרגיה ארגונית, גבולות מטושטשים יוצרים עמימות שמונעת סינרגיה (ע"פ ד"ר רמי בן-ישי). מצד שני, גם הגדרת גבולות אחריות נוקשים מדי, מונעת סינרגיה. לכן הגדרות התפקידים והגבולות צריכים להיות ברורים, אך מאפשרים גמישות. כלומר, חברי הצוות מרגישים בנוח לחצות אותם, לעזור ולסייע זה לזה.
סיפוק צרכי העובד = מוטיבציה
ישנם מנהלים שעלולים לחשוב בטעות שהגדרת תפקידים מרתיעה את העובדים, ועדיפה סביבה "חופשית". ההיפך הוא הנכון. הגדרת תפקידים ברורה מסייעת לעובד להבין מהי תרומתו לארגון ומה הוא נדרש לעשות כדי להצליח בתפקידו. שני אלה יוצרים את תחושת הבטחון של העובד ובכך מגבירים את מחוייבתו לארגון.
בסיס לתכנון התפתחותו של העובד
כשהגדרת התפקיד מכילה את המיומנויות, הידע והניסיון של בעל התפקיד, ניתן באמצעותה להעריך את התפתחותו של העובד בתפקיד, ולתכנן בהתאם את תהליך החניכה שלו. למשל, ע"י הדרכות שיוסיפו לו תחומי ידע נוספים רלוונטיים, או התאמת משימות שיקנו לו מיומנויות או ניסיון חשוב שחסר לו.
בסיס לגיוס כוח-אדם
שימוש נוסף וחשוב של הגדרות התפקיד הוא בשלבי גיוס מועמדים לתפקיד. הגדרת התפקיד יוצרת שפה משותפת בין המנהלים לגורמים המגייסים, ועל בסיסה ניתן לבנות את תהליך המיון.
הגדרות תפקידים היא מרכיב בסיסי מאוד בניהול, בעל השפעה רחבה על הארגון.
סיכום
אם נחזור למטאפורה של עולם הרפואה:
כיום, הציבור נדרש למודעות גבוהה יותר על מנת להיות עירני ולזהות סימפטומים רפואיים בעייתים. בחלק מהמקרים אפילו לתת מענה רפואי ראשוני. כך גם בניהול.
אני ממליץ למנהלים לשאול את עצמם שלוש שאלות:
– האם הגדרות התפקידים בארגון חסרות או חלקיות?
– האם יש לכך השפעה שלילית על הארגון? מהם המחירים שהארגון משלם בשל כך?
– מהן התועלות שיש לארגון במצב הקיים של הגדרות עמומות?
אין מתאים יותר מהמנהל עצמו להגדיר את התפקידים שתחתיו. עם זאת, לעתים נדרשת עזרה חיצונית שתעזור באבחון, ניתוח וניסוח ההגדרות מתוך המציאות הארגונית, באופן שתסייע לפתור בעיות קיימות או עתידיות.
אלמנטרי, אך לא תמיד מיושם.
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
הציצו בקטלוג סדנאות והרצאות למנהלים.
פרטים נוספים למעוניינים באימון אישי.
עקבו אחריי גם ב-