כולנו מנהלים לפחות פרויקט אחד, ולא משנה מה תפקידנו בארגון.
למשל, הקמה של אתר אינטרנט, הטמעת תהליך חדש, תכנון אירוע חברה, הרצת סקר, מעבר משרדים, בניית סדנה, פיתוח מוצר, וכו'.
וכמו כל פרויקט – צריך לתכנן אותו, ולהציג את התוכנית שבנינו למנהל.
מכיון שלא כולנו מנהלי פרויקטים במקצוענו, אז הרי לפניכם דרך פשוטה להצגת תוכנית הפרויקט באופן ברור ומוחשי.
נניח ויש לנו פרויקט שבמסגרתו:
1. אנחנו מקבלים דרישות/הנחיות מלקוח או מנהל.
2. מאפיינים פתרון על בסיס הדרישות הללו.
3. את הפתרון אנחנו מיישמים בשני שלבים.
4. מציגים את הפתרון הראשוני למנהל או ללקוח.
5. מבצעים התאמות ותיקונים.
6. לבסוף – משיקים/מריצים את הפתרון.
לאחר שנתכנן את השלבים השונים, ניתן להציג אותם למנהל באופן הבא:
הטבלה מכילה באופן מדויק את התאריכים השונים של כל אבן דרך, ומשמשת לתיאום ציפיות עם המנהל, הלקוח והשותפים לעשייה בפרויקט.
יחד עם זאת, אפשר להציג את התוכנית באופן הרבה יותר מוחשי אם נשתמש בגאנט פשוט ליישום. במקרה הזה באמצעות שקף בפאוור-פוינט שמכיל:
1. טבלה בה כל עמודה היא שבוע. התאריך מציין את תחילת השבוע.
2. שימוש במעויינים לצורך אבני דרך.
3. שימוש במלבנים לצורך משימות מתמשכות.
בדרך ההצגה הזו ניתן לראות יותר בבירור את משך הזמן של הפרויקט ולהמחיש את מועד ההתחלה של משימות.
למשל, שימו לב ששלב היישום מתחיל בכוונה קצת לפני האישור הסופי של הפתרון – מתוך הנחה שמרבית הפתרון כבר מוסכם.
הצגה כזו של תוכנית הפרויקט מתאימה להרבה מאוד פרויקטים פשוטים שאנחנו נדרשים לנהל. ההצגה ברורה וקלה ליישום. היא משדרת מקצועיות ומעבירה את המסר שאתם שולטים בפרויקט.
לא תמיד יש צורך בכלי ניהול פרויקטים מתוחכמים.
ומה עושים כשההנהלה מכתיבה מראש זמנים לא ריאליים? (רמז: כנסו ללינק).
לפרטים על: סדנה בסיסית בניהול פרויקטים.
בהצלחה.
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
