אני רוצה לעסוק במודל שהוא לדעתי חובה לכל מנהל ועובד. ועל אף שהוא פשוט להבנה – הוא לא תמיד פשוט ליישום. העקרון נוגע לקבלת החלטות: באיזו חלופה לבחור? כמה להשקיע בבחינת החלופות? עד כמה להמשיך (או לחילופין, היכן לעצור) בדרך להשגת יעדים ומטרות?
לפעמים אני נדהם עד כמה המודל נוגע בדוגמות שספגנו עוד בילדותנו המתפתחות עד כדי אידאולוגיה בחיינו הבוגרים. אני מודה שגם אני מוצא עצמי לעיתים בקונפליקט פנימי.
את המודל וחלק מהתרשים הנ"ל פגשתי לראשונה בספר "ניהול ממוקד"*, אך הוספתי לו נדבך נוסף:
ע"פ המודל, קיימות שתי גישות בתפיסה שלנו את השגת היעדים המשפיעות על תהליך קבלת ההחלטות שלנו: גישת האופטימייזר וגישת הסטיספייסר.
להבדל בין הגישות יש שתי השלכות בקבלת ההחלטות שלנו:
1. כשלפנינו מספר חלופות לבחירה. לכמה חלופות אנחנו זקוקים לפני החלטה? כמה מידע נאסוף עבור על חלופה? באיזו חלופה נבחר?
2. כשאנחנו צריכים להחליט: האם השגנו את היעד ולעבור ליעד אחר או שעדיין יש להשקיע ביעד זה? שאלה זו לא מופיעה במודל המקורי, אך נראית לי גם רלוונטית.
גישת האופטימייזר:
ע"פ גישה זו, אנחנו זקוקים למידע רב, וחלופות רבות על מנת שנדע שלבסוף נבחר בחלופה הכי טובה המביאה תוצאות מירביות. בנוסף, לא נפסיק להתאמץ כל עוד לא נגיע לתוצאה הטובה ביותר שניתן להגיע אליה. גישה זו מעודדת מצויינות לא מתפשרת, אך בדר"כ כרוכה בהוצאת משאבים גדולה יותר (ואולי לחינם…)
גישת הסטיספייסר:
לעומתה, גישת הסטיספייסר דוגלת בהגדרת תוצאה שהיא "מספיק טובה" או "משביעת רצון", גם אם היא לא מושלמת או הכי טובה שיש. מספר החלופות שנבחן יהיה עד שנגיע לחלופה מספיק טובה. גישה זו יותר פרגמטית, אך מצד שני יכולה להוביל לבינוניות. למה לא לשאוף ליותר אם אפשר?
קצת דוגמאות:
1. ספורט: האם ספורטאי יפסיק כשהוא הבין שהוא מקום ראשון (ביחס למתחרים), או ימשיך לאתגר עצמו כדי לשבור את השיא שלו עצמו שוב ושוב?
2. זוגיות: האם נחפש את השותף לחיים האידאלי או נסתפק באחד (או אחת) שמתאים לנו במידה משביעת רצון? אני מקווה שאני לא מנפץ כאן אשליות רומנטיות, אבל ההגיון אומר שתמיד קיימת אי-שם אלטרנטיבה טובה יותר. אז זה אומר שלא נתחתן לעולם???
3. עבודה: האם המוצר שאנחנו עובדים עליו מושלם או שהוא מספיק טוב בשביל לשרת את היעדים העסקיים שלו?
4. קניית רכב יד שניה: האם נחפש את ההצעה הכי משתלמת או שנסתפק בהצעה משתלמת מספיק ביחס לציפיות שלנו?
5. וכנ"ל בגיוס עובדים, בחירת חופשה ועוד ועוד.
אז מה יותר טוב?
אני סבור שיש פה הרבה עניין של אופי, ערכים אישיים והרגלים. בחיים האישיים של כל אחד, ייתכן שאין תשובה אחת נכונה, והגדרת מטרות אין-סופיות יכולה אולי להעניק משמעות לאדם הבודד. לעומת זאת, בחיים הארגוניים לכל מנהל יש אחריות כבדה על הכתפיים לא רק לעצמו אלא גם לארגון, למשאבים, לתוצאות וכמובן לצוות העובדים שהוא מנהל ולמוטיבציה שלהם. מנהלים צריכים לדעת להגדיר מטרות ויעדים ברורים מאתגרים, ברי השגה ומדידים (ע"פ עקרון SMART). השיקוליים חייבים להיות מקצועיים וענייניים תחת בקרה עצמית.
לכן, אני חושב שאין מנוס מלפעול ע"פ גישת הסטיספייסר בשלושה סייגים:
1. המטרות והיעדים שאנו מגדירים כמנהלים חייבים להיות מאתגרים מספיק. כלומר ההגדרה של "משביע רצון" צריכה להיות מאתגרת שתמשוך את העובדים למצויינות.
2. ברמת החזון והיעד האסטרטגי ניתן כמובן לשאוף למקסימום רווחים, מקסימום עזרה לזולת, מקסימום איכות הסביבה וכדומה. כמו בחיים האישיים, במקרה הזה, גישת האופטימייזר מניעה את הארגון קדימה להישגים חדשים.
3. התרגום הפרקטי של המשפט הקודם הוא שברגע שעמדנו ביעדים שהגדרנו (ע"פ גישת הסטיספייסר) צריך להמשיך הלאה ולקבוע את הרף החדש של היעדים.
אגב, בעולם של תוצרי ידע בו אנשים רבים עובדים על מסמכים, תוכניות, רעיונות וכד', גישת הסטיספייסר היא בלתי נמנעת**. כיצד ניתן להגדיר אפיון מוצר מושלם? כיצד ניתן להגדיר קורות חיים מושלמים? כיצד ניתן להגדיר תוכנית עבודה מושלמת? תמיד קיימת אפשרות לשפר תוצרים אלו עוד עוד, ולכן חייבים לדעת מתי להפסיק. מתי זה "מספיק טוב".
אז האם מספיק טוב זה טוב מספיק?
בהחלט! בתנאי שהגדרנו "מספיק טוב" באופן ענייני, שקול, מאתגר ומשרת את האסטרטגיה שלנו.
על זאת ועוד בסדנת ניהול זמן ואפקטיביות אישית.
* "ניהול ממוקד" מאת בועז רונן ושמעון פס. ספר מומלץ ביותר! המונחים הוצגו לראשונה ע"י הרברט סיימון בשנות ה-50.
** הסבר מפורט יותר ניתן למצוא בספר "לגרום לדברים לקרות" מאת דיוויד אלן, בהוצאת כנרת.
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.