בפוסט זה אני רוצה להציג שתי דוגמאות לטעויות אפשריות בהאצלת סמכויות, שיכולות לבוא לידי ביטוי גם לאחר שקבענו את מידת ההאצלת הסמכות שמתאימה לנו.
סמכות לעכב ולא לאשר*
בתהליכים ארגוניים רבים נדרשת קבלת החלטות של כן או לא, לאשר או לא לאשר, ובדרך כלל מוגדר בעל תפקיד או וועדה שבסמכותו (או סמכותה) לקבל את ההחלטה.
האצלת סמכויות מוטעית מתרחשת כאשר המנהל מחליט להאציל סמכות חלקית לעובד שלו: לעובד יש רק סמכות לא לאשר. במידה והוא רוצה לאשר, הוא חייב לפנות למנהל שלו.
יש לכך שתי השלכות שליליות:
1. ברמה האישית: העובד שקיבל סמכות חלקית ירגיש במרבית המקרים תסכול שיש לו עצמאות מוגבלת. גם הסמכות שהוא קיבל נפגעת מאחר והסביבה יודעת שאין בסמכותו לאשר, ולכן יהיה שימוש באסקלציה ניהולית באופן תדיר יותר. במצב כזה, יעקפו את העובד כברירת מחדל, וסמכותו תלך ותישחק. ובטווח הבינוני והארוך, המנהל שהאציל סמכויות לא יחסוך מעצמו את קבלת ההחלטות ואת הזמן שצריך להשקיע בכך.
2. ברמה הארגונית: מצב כזה תורם לבירוקרטיה מיותרת, מאחר שעל מנת לאשר החלטה ידרשו שתי פניות במקום אחת: אם העובד לא "לא אישר", צריך לפנות למנהל כדי שיאשר. בנוסף ייתכן שיהיו יותר פניות שלא יאושרו, כי זה הפתרון הקל מצד העובד שקיבל לכך את הסמכות. במצב קיצוני, יש היררכיה שלמה של מנהלים שמותר להם להגיד "לא" אבל אסור להם להגיד "כן". ואז הסכנה בבירוקרטיה גדלה מאוד.
דוגמאות לכך מאוד נפוצות בהחלטות על תקציב, שינויים ארגונים ועוד.
מה ניתן ללמוד מכך: כשמנהל בוחר להאציל סמכות, הוא צריך לוודא שהוא מאציל את הסמכות "לאשר" לצד הסמכות "לא לאשר", במידה הנכונה.
עמימות לגבי הסמכות שהואצלה
בפוסטים קודמים על האצלת סמכות הדגשתי יותר את הזווית של המנהל מול העובד שלו. אבל בנוסף, יש פן חשוב בהאצלת סמכויות והוא לתקשר אותה לגורמים מעורבים נוספים כדי שידעו בדיוק מהן הגבולות והסמכויות שהואצלו.
אחרת, יכולים להתרחש שני מצבים בעלי השלכות שליליות:
1. הסביבה לא מודעת שהואצלה סמכות, ולכן עדיין פונים למנהל המקורי על מנת שיקבל את ההחלטות. במצב כזה, הארגון לא מרוויח את התועלות שבהאצלת הסמכות כגון: פינוי זמן למנהל, טיפול בצוואר בקבוק ניהולי, פיתוח העובד וכו'.
2. הסביבה חושבת בטעות שהואצלה סמכות, או שאינה מבינה את הגבולות של הסמכות שהואצלה. זהו מצב מסוכן, מכיוון שייתכן שעובד מסויים יקבל החלטות שאין בסמכותו לקבל, וגורמים שונים יתחילו לפעול בהתאם להחלטה זו. הפער בדר"כ מתגלה בתחקירים שלאחר מעשה, כשהתשובה שמקבלים היא: "אבל זאת ההחלטה שהועברה אלינו".
מה ניתן ללמוד מכך: כשמנהל בוחר להאציל סמכות, הוא צריך ליידע לא רק את העובד שלו אלא ליידע גם את כל הגורמים שיש להם ממשקי עבודה רלוונטיים. וכמובן להקפיד שההגדרות יהיו ברורות. כך המנהל יפיק את התועלת המירבית מהאצלת הסמכות וגם יימנע מאי-הבנות מיותרות.
להמלצות נוספות להאצלת סמכות ראו: האצלת סמכות – למה ואיך?
* את התובנה הזו חידד לי הספר "ניהול מהו?" של פרופ' אדיג'ס בהוצאת מערכות.
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
