בפוסטים קודמים בנושא ניהול שיחת משוב התמקדתי בעיקר בכללים לניהול שיחת משוב.
אולם, מהתרשמות אישית ושיחות עם מנהלים, נדמה שאנחנו מתמקדים הרבה יותר באיך לנהל את שיחת המשוב במקום להגדיר מהן התוצאות הרצויות שלה. מבחן התוצאה יהיה המדד לאפקטיביות המשוב. אז איך עושים זאת?
א. הגדרת התוצאה הרצויה
התהליך הנכון לבניית שיחת משוב מתחיל בהגדרת התוצאה הרצויה. התוצאה יכולה להיות שונה מעובד לעובד או שונה בתקופת זמן מסויימת גם עבור אותו עובד. בדר"כ התוצאה הספציפית הרצויה משיחת משוב יכולה להיות אחת (או יותר) מהתוצאות הבאות:
1. שיפור בביצועי עובד לאורך זמן.
2. הערכת העובד על השגת היעדים שנקבעו והגדרת יעדים לפעם הבאה.
3. שיפור בביצועי הארגון.
4. שימור העובד בארגון.
5. שהעובד יסיק מסקנות ויתפטר (ג'ק וולץ' מדבר על כך בספרו "להוביל ולנצח")
(שימו לב שהגדרת התוצאה כ"לעבור את המשוב בשלום, ושגורמי משאבי האנוש יהיו מרוצים" יכולה להיות קיימת במציאות, אך אינני מחשיב אותה כמסייעת למשוב אפקטיבי :-))
אגב, ע"פ עקרונות החשיבה התוצאתית כל תוצאה הינה אמצעי להשגת תוצאות נוספות, ולכן אין זה פלא שנראה קשר בין התוצאות שהגדרנו.
ב. בניית שיחת המשוב
כל תוצאה שנגדיר תגזור את מבנה השיחה ומאפייניה.
דוגמאות:
בשיחת משוב שמטרתה הערכת העובד ע"פ השגת יעדים, נתחיל בסקירת היעדים שהוגדרו – ומידת השגתם. בהמשך יתנהל דיון על היעדים לתקופה הבאה, ומה צריך לעשות כדי להשיג אותם. המיקוד הוא לא בהכרח העובד עצמו, אלא ביעדים – אם הושגו או לא (וכך ימדדו ביצועי העובד).
אם המשוב נועד לשפר את ביצועי העובד (לתוצאה עתידית של השגת יעדים, כמובן) אזי שיחת המשוב תתמקד בניתוח עבודתו של העובד: במה הוא חזק יותר, מה דורש שיפור (ראה: חשיבות המשוב), ואילו מיומנויות הוא נדרש לפתח על מנת להתמודד עם יעדים מסוגים שונים (או אפילו לאפשר ניידות פנימית בתוך הארגון).
שיחה שכזו יכולה להתפתח להגדרת תוכנית הכשרה או אפילו התערבות בבחירת היעדים שיאפשרו התפתחות העובד.
אם התוצאה הרצויה של שיחת המשוב היא שימור העובד, עלינו לבחון מה ישרת את המטרה מתוך היכרות והבנת העובד. לעיתים יספיקו מילות הערכה על הצלחות, לעיתים תספיק שיחת משוב הדדית פתוחה שתאפשר לעובד להביע גם את מחשבותיו לגבי מה עובד טוב או פחות טוב ברמת הארגון. במקרים אחרים, ניתן לשוחח עם העובד על דרכים להגדיל את המימוש העצמי שלו בתפקיד.
כאמור, לאחר שהגדרנו את התוצאה שאנו רוצים להשיג משיחת המשוב, נתכנן את אופן העברת המשוב. התכנון יכלול את המיקום, זמן, מבנה טופס המשוב, סוגי הדוגמאות בהם נשתמש, סדר הצגת הדברים וכו'. להרחבה: כללים לשיחת משוב.
ג. ולבסוף, בקרה
לאחר שתכננו את המשוב (ובמקרים רבים, מילאנו את הטפסים הנדרשים) נבצע בקרה על מה שתכננו ביחס לתוצאה שהגדרנו. השאלה המרכזית היא: "האם הדרך שהחלטנו עליה אכן תוביל אותנו לתוצאה הרצויה?"
במידה וכן – עשינו עבודה טובה, ועכשיו נשאר לנו לנהל את השיחה באופן מוצלח.
במידה ולא – אנחנו צריכים לשאול את עצמנו: "מה חסר על מנת להשיג את התוצאה?" למשל, לפעמים נגלה שחסרות לנו דוגמאות שימחישו לעובד סוגיה מסויימת. לפעמים תוך כדי העבודה נגלה שהתוצאה לא מוגדרת היטב – ואף פעם לא מאוחר מכדי לתקן אותה.
התוצאה שהגדרנו היא זו שתשתמש אותנו לבדוק במשך הזמן האם שיחת המשוב היתה אפקטיבית או לא.
הרבה פעמים אנחנו מתרכזים ב"לעשות את המשוב נכון". האם אתם יודעים להגדיר בצורה ברורה מה אתם רוצים להשיג ממנו?
אשמח לשמוע מכם את דעתכם,
מיכאל שורץ
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
פרטים נוספים למעוניינים באימון אישי.
לקבלת כל פוסט ישירות למייל: לחצו כאן.
עקבו אחריי ב-
