לכולנו שפע של משימות שעלינו לבצע.
כיצד נחליט מה נבצע (ומה לא נבצע)?
כיצד נחליט על התעדוף ועל סדר הביצוע?
כיצד עלינו להיערך לכל משימה?
נזכרתי במודל ערך-קושי בהרצאתו של פרופ' בועז רונן בכנס השנתי של מנהלי הפרויקטים בישראל*.
ע"פ המודל ניתן לסווג משימות שונות ע"פ מידת הערך שכל משימה מוסיפה לארגון לעומת מידת הקושי בביצוע המשימה (או הסיכון שיש בה).
המודל מחלק את המשימות ל-4 סוגים:
פנינים
חלומו של כל מנהל: משימות קלות שמביאות ערך רב. משימות אלו צריכות לקבל תעדוף על מנת להשלימן במהירות האפשרית.
צדפות
משימות שעתידות להביא ערך מוסף גדול בעתיד, אך המימוש שלהן קשה או אפילו לא וודאי. רק לאחר התגברות על הקושי, ניתן יהיה להגיע לפנינה – אם בכלל.
ההחלטה לעבוד על משימות אלו צריכה להתקבל לאחר ניתוח מעמיק יותר של כדאיות לעומת המאמץ.
לא רק שלא ניתן להימנע ממשימות אלו, חשוב אפילו לשלב משימות כאלו כי הרבה פעמים בהן טמונה ההצלחה בטווח הרחוק. הרי אנחנו יודעים שבדר"כ תוצאות טובות לא מגיעות ללא מאמץ (יגעת ומצאת – תאמין, לא יגעת ומצאת – אל תאמין).
לחם וחמאה
משימות קלות אך בעלות ערך נמוך יחסית לפנינים. אסור להתמקד רק במשימות כאלו רק בגלל שהן קלות, כי הערך הכולל לעצמנו או לארגון לא יהיה רב. מצד שני, כן חשוב לשלב גם משימות כאלו כי הם מספקות "נצחונות מהירים" (quick wins) המייצרים השפעה מהירה ומגבירים את המוטיבציה של המעורבים.
פילים לבנים
הביטוי "פיל לבן" מתייחס בדר"כ לנכס שעלותו אינה מצדיקה את התועלת שהוא מביא. בהקשר שלנו, אלו המשימות שהמאמץ להלשים אותן – לא שווה את התועלת שהן מביאות. ולכן, חשוב לזהות זאת בזמן מוקדם ולהימנע מביצוע המשימה.
שימושים שונים במודל
המודל יכול לסייע "לסדר את המחשבה" כחלק מקבלת החלטות על תעדוף משימות וביצוען. באמצעות המודל ניתן לייצר שפה משותפת בין אנשים שונים בארגון.
המודל משמש לרוב בניהול פורטפוליו הפרויקטים בארגון במסגרתו צריך להחליט באילו פרויקטים על הארגון להשקיע.
שימו לב שמשימות יכולות לנוע באיזורים שונים במטריצה. ככל שמתקדמים במשימה או בפרויקט, צדפות יכולות להפוך לפנינים או לפילים לבנים. כמו כן, משימות לחם וחמאה יכולות להפוך לפנינים או לפילים לבנים בהתאם לשינויים חיצוניים וכו'.
* הרעיון מובא גם בספרו המומלץ "ניהול ממוקד" תחת השם "מטריצת המיקוד".
רוצה לדעת עוד? להתחיל לנהל ברגל ימין.
ולעוד קפיצת מדרגה ניהולית: סודות הניהול האפקטיבי.
